Alt du trenger for en bedre forvaltning!

Med Fenistra har du alt du trenger for å oppnå effektiv eiendomsforvaltning. Oppdag hvordan du kan spare tid og penger med smartere digital forvaltning.

Book en demo

Kontrakter

Effektiv overvåkning og håndtering av utleiekontrakter, fremleiekontrakter og interne kontrakter.

→ KONTRAKTER

Justering

Kontroll over justeringsforpliktelser for dine eiendommer og sikre at dine justeringer er i samsvar med gjeldende regler.

→ JUSTERING

Arealberegning

Nøyaktige arealberegninger gir en tydelig oversikt og reduserer risikoen for feil i leiekostnader, samt kvadratmeterpriser.

→ AREALBEREGNING

Felleskostnader

Avregningssystem med automatisert mva-behandling, fleksible avregningssykluser, og detaljerte analyserapporter.

→ FELLESKOSTNADER

MVA-erklæring

Automatiser innsamlingen av nødvendig informasjon. For deg som leier ut til MVA-registrerte virksomheter.

→ MVA-ERKLÆRING

Kjøpesenter

Sikker og stabil drift av senteret ditt. Fokuset ligger på butikken, aktiviteter og rapportering av omsetning.

→ KJØPESENTER

Fenistra

Revisorsbekreftet omsetning - RBO

Enkel innhenting og administrasjon av leietakers årlige omsetningsdata.

Les mer om RBO

Faktura

Enkel, rask og korrekt fakturering av alle varianter av leiekontrakter.

Fenistra Faktura dekker hele fakturaprosessen, data registreres en gang og faktureres repeterende gjennom hele levetiden for leiekontrakten. Fakturering kan gjøres totalt for hele porteføljen på tvers av klienter, eiendommer og bygg. Oversiktlig og logisk fakturering av fast og omsetningsbasert husleie, akonto fakturering, samt fakturering av avregnede felleskostnader og avregnet omsetningsleie. Faktureringen kan gjennomføres automatisk.

Enkelt brukerstyrt grensesnitt for manuelle fakturaer.
Historisk arkiv over fakturaer, avregningsvedlegg, reguleringsbrev osv.
Fenistra Faktura integrerer mot «alle» økonomisystemer. Vi integrerer i dag mot et 20-talls små og store økonomisystemer.
Når kontrakten registreres kan du velge om den skal faktureres som vanlig fakturaprint (med eller uten OCR-kid), faktura som automatisk vedlegg til e-post (PDF), avtalegiro eller E-faktura (EHF, E2B og E2C).
Trygghet i form av egen varsling i fakturabildet når grunnlaget inneholder leiekontrakter som er nye eller i ferd med å løpe ut.

Regnskap

Integrering mot andre systemer er viktig for oss som leverandør av fagsystem, da informasjon i fagsystemet gjerne ønskes tilgjengeliggjort i andre systemer. Blant annet har vi i dag integrasjon mot 20 stykk ulike regnskapsintegrasjoner i produksjon hos kunder. Teknologien bak integrasjoner er tilpasset teknologien til de ulike regnskapssystemene. Vi tilbyr fil-integrasjoner ved eksport og import mellom systemene. I noen tilfeller tilbyr vi direkte integrasjoner hvor reskontroen er tilgjengelig i Fenistra Eiendom. Majoriteten av regnskapsintegrasjonene er derimot API-basert hvor faktura bilagene overføres via www.fenistra.net. Fakturaene posteres på riktig konto og periode.

Vi støtter også periodisering, og løser dette på ulike måter i form av de ulike regnskapssystemene. I de skybaserte regnskapssystemene kan både fakturering og overføring av bilagene gjøres automatisk, slik at man kun arbeider med eventuelle avvik. Selve fakturaen overføres også til de skybaserte regnskapsintegrasjonene. I flertallet av integrasjonene støtter vi også overføring av hovedbok i forbindelse med avregning av felleskostnader.

Kontraktoversikt

Fenistra Kontraktoversikt er et av flere skybaserte produkter som Fenistra tilbyr.

Løsningen gir overordnet informasjon om kontraktene på en brukervennlig og rask måte som ikke krever forkunnskaper i Fenistra Eiendom. Rapporteringen skjer på kontraktsnivå og viser relevant informasjon som leietaker, eiendom, løpetid, regulering, kontraktsarealer, sikkerhetstillelse, opsjoner, ulike leieinntekter og akonto felleskostnader.

Fenistra Kontraktoversikt har ulike utvalgskriterier slik at brukere selv kan velge kolonner og rekkefølge etter behov, utvalget kan videre eksporteres til Excel. Fenistra Kontraktoversikt viser også knyttede dokumenter som signerte leiekontrakter, tilleggsavtaler og andre relevante dokumenter tilknyttet leiekontrakten.

Dokument

Produktet gir mulighet for å knytte dokumenter (eks. skannede kontrakter) til objekter som leietager, kontrakt og eiendom, både fra Fenistra Eiendom og fra Word. Fenistra Dokument kan knytte inn- og utgående e-post, samt ”dra og slipp” funksjon for dokumenter.

Dokumentene opprettes automatisk i løsningen ved bruk av Fenistra Digital Signatur samt Fenistra Protokoller og kan videre vises i den skybaserte rapporteringsløsningen Fenistra Kontraktoversikt.

Rapporter

Rapporten inneholder følgende:

Komplett leietakerliste med aggregert omsetning per eiendom
Grafisk angivelse av avtalebaserte leieinntekter per måned og per år
Oversikt over ledighet og potensielle leieinntekter
Oversikt over avtaler som potensielt kan reforhandles, inkludert opplysninger om eventuelle opsjoner
Oversikt over hvilke leieavtaler som var aktive per en angitt dato
Sentrale data per eiendom, og portefølje med wault- og restverdiberegning.

Rapportene er til enhver tid oppdatert basert på siste endringer gjennomført i systemløsningen, og kan filteres direkte i løsningen basert på selskap, eiendom og kontraktstype. Det er mulig å benchmarke mot tidligere år, samt se fordeling mellom næring, bolig og felleskostnader. Rapportene viser både hver enkelt detalj fra hver enkelt leiekontrakt, samt aggregerte data.

Omsetningsavregning

Produktet forenkler og effektiviserer avregningen av omsetningsbasert leie. Det foretas en beregning av korrekt leie basert på revisorbekreftet omsetning og registrerte kontraktsbetingelser i Fenistra Kontrakt. Denne leien sammenholdes med hva som er fakturert leietaker løpende gjennom året. Differansen blir automatisk lagt opp til fakturering i Fenistra Faktura.

Modulen har videre oppfølging i form av standard dokumenter for innhenting av revisorbekreftet omsetning og purringer på disse. Endelig avregning med alle relevante data skrives ut og kan sendes leietaker ved avregning. Ved behov er det også funksjonalitet for å utføre midlertidige avregninger underveis i et kalenderår.

Løsningen kan kombineres med Fenistra Kjøpesenter.

Les mer om Fenistra Kjøpesenter

Ligning og Formuesverdsettelse (RF-1098)

For bolig tilbyr vi en egen løsning for leveranse av ligning direkte til Altinn. For næring tilbyr vi Fenistra Formuesverdsettelse som benyttes som underlag til RF-1098. Løsningen har oversikt over totalt utfakturert husleie gjennom året per selskap og helt, delvis ledig arealer gjennom året. Systemet henter gjennomsnittet de siste tre årene. Beregningen kan videre eksporteres og importeres i årsoppgjør systemer som Maestro og Finale.

Inntektsbudsjett

Fenistra inntektsbudsjett er et verktøy for effektiv budsjettering av eiendommens fremtidige inntekter, på ett eller flere års sikt. Alle kontrakter i eiendommen reguleres opp med en forventet indeksøkning i henhold til kontraktsbetingelsene. Kontrakter som løper ut i budsjettperioden og ledige arealer legges opp til budsjettering.

For omsetningsbaserte kontrakter kan omsetning budsjetteres som grunnlag for inntektsberegningen. Inntekter følges opp i budsjettåret og avvik mellom budsjetterte og virkelige inntekter spesifiseres i oppfølging av budsjettmodellen.

Eiendomsutvikling

Denne tilleggspakken består av Fenistra Tegning og Fenistra Justering.
Løsningene er for eiendomsselskaper som ønsker kontroll på "varelageret", altså de faktiske arealene tilknyttet eiendommene, samt justeringsforpliktelsene som er tilknyttet de ulike arealene på et bygg.

Fenistra Tegning
Produktet gir en kobling via en Viewer mot AutoCAD tegningsfiler. Plantegning kobles mot objekter, eks. kontrakt, leietager mv., i Fenistra Eiendom, som kan presenteres i rapporter. Produktet inkluderer automatisk beregning av MVA-grad på tegning. Ved endring av tegninger arkiveres gjeldende tegning slik at man bevarer historikken over arealene i bygget. Ved å knytte leiekontrakten til tegningen mottar man også en oversikt over avvik mellom reelle arealer og de kommersielle arealene avtalt med leietaker.

Sentral funksjonalitet i tegningsløsningen er:

Brukere av Fenistra Eiendom trenger ikke AutoCAD eller andre spesialprogrammer installert. All funksjonalitet utøves fra Fenistra Eiendom.
Tegningene kan skrives ut i skala, på ulike format.
Ved hjelp av enkle zoom funksjoner kan brukere se detaljer på tegningen.
Brukere kan endre på omrisset av de enkelte utleieforhold (simulere) og se direkte i skjermbildet størrelsen av arealet under endringen. Det endrede areal kan lagres, hentes opp igjen og skrives ut. Den originale arkitekttegningen berøres ikke av denne endringen.
Viser tegninger i de delene av Fenistra Eiendom der dette er hensiktsmessig. Eksempelvis i kontraktapplikasjonen for å visualisere hvor i bygget leietaker leier.
Produktet gir informasjon skravert på tegningen på hvor de forskjellige leietakere befinner seg, ledige arealer, årsbeløp på utleie forholdene, årsbeløp per kvm, når de ulike arealene blir ledige, butikkomsetning samt pliktige og frie leietakere.
Komplett historikk over tegninger, når som helst kan gjeldende og tidligere versjoner av tegningen hentes frem.
Beregner påslaget av fellesarealer på hvert enkelt eksklusive leieareal. Påslaget, og verdien av det eksklusive leiearealet inkludert fellesareal, registreres automatisk i Fenistra Eiendom.

Fenistra Justering
Produktet er et effektivt verktøy for å håndtere mva for utleiere av fast eiendom i samsvar med lover, forskrifter og uttalelser. Utviklingen av produktet har skjedd i samarbeid med Advokatfirmaet Selmer DA (Selmer).
Samarbeidet med Selmer sikrer at programvaren i dag, og i fremtiden, tilfredsstiller gjeldende lover og forskrifter vedrørende justeringsreglene.

I tillegg til å håndtere justeringsreglene er produktet et effektivt verktøy for å håndtere de sentrale mva. reglene for utleiere av fast eiendom.

De viktigste funksjoner i modulen er som følger:

Beregner mva fradragsprosenten på de enkelte prosjekter.
Holder kontroll og oversikt over mva-status på arealene i byggeperioden - tiltaksperioden - slik at tilbakegående avgiftsoppgjør løpende kan beregnes og dokumenteres. Grunnlag for søknad om tilbakegående avgiftsoppgjør genereres automatisk fra modulen.
Kan registrere totale prosjektkostnader i modulen og senere splitte kostnadene i deler som skal aktiveres og utgiftsføres. I prosjekter av lengre varighet holder systemet oversikt over mva knyttet til vedlikeholdskostnader som foreldes etter tre års regelen.
Ved avslutning av byggetiltaket, dvs. ved friststart for justeringsperioden, gir modulen kontroll og oversikt over mva-status på berørte areal. Denne status er grunnlaget for alle justeringer i de kommende 10 år.
Ved endring i mva status på leietaker kan man enkelt og raskt få oversikt direkte i skjermbildet over mva konsekvensene, dvs. hvor stort justeringsbeløpet blir.
Årlig beregnes mva justeringene og nødvendig dokumentasjon til regnskap genereres. Oppfyllelse av bokføringslovens krav til dokumentasjon av balanseposter, mva-spesifikasjoner mv.
Ved salg av eiendom kan rapport kjøres ut som viser realiserte og latente justeringsforpliktelser/retter for eiendommen. Videre kan det kjøres ut rapport som viser kontantstrømmen som konsekvens av justeringsforpliktelsene/rettene.

Nyttig for å holde orden på både utleier og ledige lokaler, inkl. historikk. Viktigst for oss er nok oversikt i forhold til mva grad og justering. Lett å hente ut utklipp av areal til f.eks. en leiekontrakt. Nyttig også for å kunne beregne ny størrelse på et areal hvis man ønsker å flytter på noen vegger.(Fenistra Tegning & Justering)

Mariann Thorshaug

Eiendomsforvalter Ticon

Integrasjoner

Eksport fra database:
Fenistra Eiendom benytter MS-SQL som database, denne er åpen for at kunden skal kunne eksportere til andre systemer. Alle tabellnavn og feltnavn har tilnærmet selvforklarende navn.

Eksport ved hjelp av Fenistra DWH:
Fenistra Eiendom kan eksportere via eksportfunksjonen som ligger i DWH (datavarehus) oppsettet. Kunden kan sammen med Leverandørens konsulenter lage oppsett for eksporterer fra samtlige tabeller i Fenistra Eiendom. Eksport kan skje på faste intervaller eller ved valgte hendelser.

API Integrasjon:
Data i Fenistra Eiendom og Fenistra.NET kan også eksporteres via API som er den moderne måten å integrere løsninger på, og som vi anbefaler. Vi tilbyr integrasjoner for dette mot rapporteringssystemer, CRM systemer, drift og vedlikeholdssystemer samt en rekke regnskapssystemer.

Forvaltningssystemet Fenistra Eiendom henter også informasjon fra offentlige registre som Brreg, og SSB.
Vi tilbyr integrasjon mot årsoppgjørssystemer som Maestro, Finale.
En rekke meldingsformidlere som NETS, Basware, Visma med flere kan benyttes i forbindelse med E-faktura og EHF. Innenfor kjøpesenter er Placewise, IMAS og Viametrics samarbeidspartnere.

Integrasjoner og API

Innleie

Fenistra Innleie er for selskaper som leier inn lokaler til sin virksomhet. Løsningen holder rede på leieforpliktelsene med hensyn til varighet og kostnader som leietaker. Det er mulighet til å overvåke felleskostnadene og matche inngående husleiefakturaer mot betingelsene i kontrakten. Løsningen inneholder også skybaserte rapporter tilgjengelig på www.fenistra.net hvor det kan settes opp spesifikke visninger på utløp av leiekontrakter og leiekostnader per leiekontrakt.

Dersom selskapet følger regnskapsstandarden IFRS-16, kan vi også tilby funksjonalitet for å beregne samt rapportere disse leieforpliktelsene per selskap. Fenistra Innleie fungerer både som tilleggspakke til Fenistra Standard, samt standalone løsning.

IFRS-16

Innleie

Protokoller

Produktet er et skybasert produkt, tilgjengelig på www.fenistra.net
Brukeren velger aktuell eiendom, samt hvilken kontrakt det dreier seg om.

Du kan nå velge inn- eller utflytting, samt hvem som skal stille på overtakelse (som regel utleiers representant).

Det vil nå bli sendt ut en link på e-post og SMS, og alt er tilrettelagt og klart til gjennomføring av overtakelse sammen med leietaker.

Den digitale protokollen er satt opp på samme måte som den papirbaserte versjonen. Du kan enkelt dokumentere eventuelle feil, mangler, ønskede tiltak eller utbedringer. Før signering og innsendelse kan du se gjennom protokollen i sin helhet. Selve signeringen gjøres enkelt med “pekefingeren” på din mobile enhet. Deltakerne mottar kopi av signert protokoll på e-post, samtidig som den automatisk blir tilgjengelig i Fenistra Eiendom og www.fenistra.net.

Dette er raskere, enklere og mer effektivt for både deg og dine leietakere.

Porteføljeinnsikt

Fullstendig og løpende oppdatert oversikt over din eiendomsportefølje. Vårt integrerte porteføljestyringsverktøy gir standardiserte “best-practice” rapporter og interaktive visualiseringer av deres data og nøkkeltall. Ved å kombinere egne data med markedsdata, får dere full innsikt i alle forhold i porteføljen, samt markedet dere opererer i.

Inneholder følgende analyser:

Eiendomsanalyse
Kontraktsanalyse
Leietakeranalyse
Eiendomsrapport
Benchmarkrapport
Verdivurdering
Kontantstrømanalyse
Transaksjonsanalyse
Energimerkinganalyse
Felleskostanalyse
Kundereskonto

Create Insight

Markedsinnsikt gjennom relevante eiendomsanalyser!

Våre analyser gir deg umiddelbar dybdeinnsikt i næringseiendomsmarkedet, samt økt forståelse av, og kunnskap om drivere, utviklingstrekk og markedstrender.

I sum utgjør dette et komplett faktabasert og fremtidsrettet analysegrunnlag, som gir deg grunnlag til å ta lønnsomme avgjørelser i dine beslutningsprosesser.

Create Insight er et visuelt kartbasert arbeidsverktøy som bidrar til å effektivisere en rekke arbeidsprosesser innen næringseiendom – enten det er snakk om;

Utforske eierstruktur påbygg/eiendommer og finne potensielle leietakere (økonomi, ansatte, antall år i bygg etc.)
Identifisere og kartlegge de mest attraktive næringseiendommene inkl eiere og leietakere (for bl.a. kjøp/salg, dd-prosesser og utleie)
Gjøre seg kjent med området rundt mht infrastruktur, demografi/befolkning, bygningsmasse og næringsliv
Samle egne erfaringsdata forbundet med akkvisisjon, områdeanalyser og konkurranse

Leietakersøk

Har du behov for å fylle ledige arealer med nye leietakere?
Gjør effektive og treffsikre søk basert på dine egne kriterier, og identifiser potensielle leietakere?
Få tilgang til detaljert oversikt over bedrifter i ulike områder eller konkrete eiendommer, bransjer, antall ansatte, økonomi, bemanningsendringer og flyttehistorikk?

Følg med i markedet og få rask og enkel tilgang til detaljert og pålitelig informasjon fra geografiske områder til enkeltbygg; inkludert eiendomstype, alder, størrelse, eiergruppering, leietakersammensetning, bransje, ledighet, mv.

Risikorapport - Risiko knyttet til eiendom

Create Insight har i dag støtte for at du som bruker kan ta ut en risikorapport "on demand" for alle eiendommer i Norge, både bolig- og næringseiendommer.

Kort oppsummert vil fordelene for kunden være:

Enkel og rask tilgang til risikodata for alle eiendommer i Norge
Trygghet for at dagens risikosituasjon er sjekket ut opp mot relevante offentlige etater som forvalter risikorelaterte data
Vederlagsfri bruk - og samtidig understøtter risikorapporten økonomiske beslutninger for både utvikling og kjøp/salg

Les mer om Create Insight

E-faktura

I tillegg til ordinær faktura per brev, e-post og AvtaleGiro støtter Fenistra Eiendom elektronisk fakturering.
E-faktura er en elektronisk faktura som sendes fra fakturautsteder til fakturamottaker i form av en elektronisk fil.
Ønsker man e-faktura må man ta stilling til om mottaker er en forbruker, bedrift eller offentlig kunde. Dette angir man på leietakeren i Fenistra Eiendom.

E-faktura B2C (Bedrift – Forbruker)

Denne tjenesten gir virksomheter mulighet til å sende kunden fakturaen direkte i nettbanken eller faktureringssystemet. Fakturaen er da ferdig utfylt med kundeidentifikasjon (KID), kontonummer og beløp, slik at man unngår f.eks. manuelle feiltastinger. I sammenheng med denne tjenesten kan det opprettes AvtaleGiro slik at forbruker slipper å godkjenne betalingen av fakturaen.

E-faktura B2B (Bedrift – Bedrift)
Virksomheter kan gjennom denne tjenesten utveksle fakturaer seg i mellom. Enten det er til kunder eller leverandører. Filformatet er standardisert slik at det kan importeres i økonomisystemer.

EHF (Elektronisk Handelsformat)
I Norge er det offentlige standardformatet EHF (Elektronisk Handelsformat).
EHF er basert på den europeiske standarden PEPPOL, som er et nettverk hvor E-faktura utveksles. Alle statlige virksomheter er lovpålagt å benytte seg av dette formatet.

ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister)
Dette er et norsk mottak register hvor bedrifter må registrere sitt aksesspunkt for å motta f.eks. fakturaer, purringer eller kreditnota. Det er Difi som utvikler og drifter dette registeret.
Aksesspunkt (meldingsformidler). Aksesspunkt er enkelt forklart transport formidleren av filer fra utsteder til mottaker, altså som et digitalt postkontor. Hvis du ønsker å komme i gang med EHF må du kontakte en leverandør som er godkjent av Difi.

Det finnes også intelligente tjenester hos meldingsformidlere som selv distribuerer fakturaene i de ulike formatene, og per e-post dersom leietakeren ikke er registrert i ELMA.

Dette betyr at alle fakturaer fra Fenistra Eiendom kan utstedes digitalt.

Fenistra Eiendom støtter alle ovennevnte løsninger.

Digital Signering

Produktet er et skybasert produkt, tilgjengelig på www.fenistra.net.

Brukeren velger hvilken eiendom, og hvorvidt det er en ny eller eksisterende leietaker som skal signere ny avtale / tilleggsavtale. Basert på informasjon fra signeringsprosessen etableres den digitalt signerte leiekontrakten automatisk i Fenistra Eiendom. Som en del av samme prosess, vil kontraktsdokumentet i form av PDF, bli gjort tilgjengelig i Fenistra Eiendom og Fenistra Kontraktsoversikt.

Dersom brukeren ønsker å signere andre type dokumenter enn leiekontrakter, er det også funksjonalitet for dette. Løsningen er basert på standard løsninger levert av BankID, for sikker digital identifisering og elektronisk signatur.

– Fenistra har utviklet seg i takt med krav og regelverk i tett samarbeid med eiendomsbesittere. Vår erfaring har vært at når det rulles ut nye moduler, så er dette kvalitetssikret både mot regelverk og et behov i bransjen. Det er gjort mye forarbeid og grundig erfaringsutveksling før en iverksetter nye løsninger, noe som gir oss trygghet for kvalitet og behov.

Utviklingssjef Bente Haugsdal

Frydenbø Eiendom

Svar på dine spørsmål kan du finne her..

Gjør du ikke det, ta gjerne kontakt med oss for en prat.

Kontakt oss

Et forvaltningssystem i eiendomsnæringen refererer til et integrert sett med programvareverktøy og arbeidsprosesser som er utviklet for å hjelpe eiendomsbesittere, gårdeiere, forvaltningsselskaper og andre aktører i eiendomsbransjen med å organisere, kontrollere, og effektivisere drift, vedlikehold, økonomistyring, og administrasjon av eiendommer. Dette systemet kan inkludere funksjoner for blant annet leietakeradministrasjon, økonomisk rapportering, regnskap, prosjektstyring, vedlikeholdsplanlegging, og ressursallokering.

Forvaltningssystemet i eiendomsnæringen er sentralt for å sikre at alle aspekter ved eiendomsforvaltningen blir håndtert på en effektiv, transparent og kostnadseffektiv måte.

Den inneholder blant annet:

Kontrakt
Fakturering
Regnskap
Rapportering
Dokument
Felleskostnader
Omsetningsavregning
Formuesverdsettelse
Inntektsbudsjett

Les mer om Standard pakken her

Det inneholder:

Alt fra Standard
Alle Tilleggsprodukter
Egen kunderådgiver

Les mer om Fenistra Premium her

Fenistra Kjøpesenter er i hovedsak senterleders verktøy, og gir full oversikt over status på senteret og de oppgavene som tilhører denne rollen. Fokuset ligger på butikken, aktiviteter og rapportering av omsetning på senteret.