I forbindelse med avregning og klargjøring for fakturering av avregnet beløp benyttes en del begreper som er nærmere definert nedenfor.
• Fordelingsobjekt
Et fordelingsobjekt defineres som en fordelbar transaksjonstype på et eiendomsobjekt. At transaksjonstypen er definert som fordelbar og tilhører et eiendomsobjekt, betyr at den vil bli tilgjengelig for avregning i fellskostmodulen.
• Avregning
En avregning er definert som et fordelingsobjekt som er valgt inn til avregning for en bestemt periode. En avregning er dermed et fordelingsobjekt for en bestemt periode.
• Avregningsobjekt
Et avregningsobjekt er et kontraktsobjekt som skal være med på en bestemt avregning. Avregningsobjektet inneholder informasjon om den enkelte leietakers avregning. Det er avregningsobjektet som lager grunnlag for etterfakturering eller kreditering av innbetalt a konto felleskost.
• Subfordeling
Enkelte konti skal avregnes ved hjelp av sub-fordeling. Dette gjøres normalt på kostnader som kun 2 eller flere leietakere skal være med på fordelingen og beløpet skal deles ut i sin helhet.
• Forbruksstyrt
Enkelte konti avregnes basert på forbruk. Dette er pr. definisjon en subfordeling i Fenistra Eiendom. Eksempel på forbruksstyrt avregning er en strøm-måler som 2 leietakere deler på.
• Mva grad
I de tilfeller der felleskostnadene ikke ligger i et driftsselskap er MVA på inngående fakturaer behandlet ved hjelp av en forholdsmessige mva fradragsprosent. MVA graden i Avregning Felleskost modulen regnes ut basert på forholdet mellom pliktig og fri leietaker justert for avtaleforhold.
• Ledighet / eiers kostnad
Ledige lokaler bør primært representeres ved kontrakter av typen ’ledighet’. Systemet håndterer også ledighet pga ’arealer som mangler’ men den første typen anbefales. Ledighet er gjerne forbundet med eiers kostnader. Representeres ledige lokaler med kontrakt kan denne avvikshåndteres.