Ved hjelp av knapperad Felleskost, foretas nødvendige oppsett av systemet som er forutsetninger for å foreta en avregning. Oppsettene gjøres under ikonet oppsett til venstre i knapperaden.
Ved å klikke på ikonet:
kommer en meny frem som gir følgende fem valg:
De enkelte menypunkter er forklart nedenfor:
Avregningsgrupper
En avregningsgruppe er et samlebegrep for flere transaksjonstyper som skal sees under ett. Et kontraktsobjekt er alltid knyttet til kun en transaksjonstype. Man kan imidlertid ha to kontraktsobjekter som tilhører samme kontrakt, men som har hver sin transaksjonstype. Dette kan for eksempel være a konto felleskostnader utenfor området og a konto felleskostnader mva. pliktig. For at systemet skal holde kontroll på hvor mye som totalt er betalt i felleskostnader, må disse to transaksjonstypene grupperes sammen i en avregningsgruppe.
Nyheten i Versjon 8 er at det er mulig å avregne både Pliktige og fri transaksjonstyper under samme avregning og avregningsgruppe.
For å lage nye avregningsgrupper klikkes høyre museknapp og Ny.
Definer med eget navn hva gruppen skal hete. Vanlige gruppenavn er Avregning felleskost, Avregning strøm/energi, Avregning markedsføring. Klikk OK og navnet er registrert som en ny
Avregningsgruppe.
For å knytte transaksjonstyper til den definert gruppen, går man inn på menyvalget transgrupper under oppsett ikonet.
Transgrupper
Huk av de transaksjonstypene som man ønsker å avregne under den enkelte avregningsgruppen.
Kontovalg
Denne menyen benyttes til å knytte de kontoene som skal benyttes til å avregne mot fra den aktuelle kontoplan til den aktuelle avregningsgruppen. Kontoene hentes fra kontoplan som er registrert under oppsettet.
Avregningsoppsett
Dette er et globalt/standarisert oppsett for alle nye avregningsobjekter, og vil ikke bli spredd på eksisterende avregningsobjekter. Ved å klikke menyen kommer følgende dialog opp:
Avregningsoppsettet gjelder pr kontoplan. Det må derfor velges kontoplan først ved å klikke ikonet til høyre for feltet kontoplan. Når dette valget er foretatt, fylles følgende ut:
1. Avregningskonto fritt og pliktig – Her kan man styre avregningsfaktureringen til ønsket konto derom man ikke vil at den skal gå til samme konto som a konto beløpet har blitt bokført på
2. Minste fakturabeløp – Avregningsbeløpet blir ikke fakturaklar hvis beløpet er mindre enn dette beløpet. Hvis man har valgt å bruke administrasjonsgebyr, så vil ikke minste beløp gjelde. Dette gjelder heller ikke ved negativt beløp som leietakeren vil ha til gode.
3. Administrasjonshonorar – Her finnes 3 valg:
• Ingen påslag – Vil ikke legge opp noe påslag.
• Prosentpåslag – Kan legge inn en prosentsats som vil beregnes på den reelle andelen til kontraktsobjektet. (Andel * prosentsats)
• Fast påslag – Kan legge inn et fast beløp som legges til beregningen.
4. Transaksjonstype – Velg hvilken transaksjonstype faktureringen av påslaget skal benytte
5. Påslag konto – Velg hvilken konto påslaget skal føres på.
Rapport oppsett
Her velges hvilket rapport oppsett som skal benyttes til avregningsbrevene osv. Vanlig å endre oppsettet dersom man har fått laget skreddersøm på noen rapporter/blanketter.
Periodevalgs ikonene
Etter oppsett ikonet, ligger tre ikoner der det kan arbeides med ulike perioder 
Forrige periode
Ved å klikke på knappen kommer det opp en nedtrekksmeny som viser startdato på alle periodene som er lagt opp bakover i tid fra aktiv avregningsperiode. Dvs. at aktiv avregningsperiode ikke er med på nedtrekksmenyen. Periodene som fremkommer er uavhengig av status på avregningsobjektene. Dvs om de kun er lagt opp for senere bearbeiding eller om de er ferdig fakturert.
Legg opp ny periode
Dette ikonet benyttes når det skal legges opp en ny periode for avregning. Ved å klikke på ikonet kommer følgende dialog opp:
I dialogen registreres Periodestart for den nye perioden og hvilket avregningsintervall som skal benyttes. Dvs hvor mange måneder perioden skal være på. Periodeslutt vil automatisk legge seg opp som en konsekvens av de to første valg.
Basert på periodestart og avregningsintervall, vil alle tilgjengelige fordelingsobjekt legge seg opp i det nederste feltet i dialogen.
Dersom et fordelingsobjekt er tatt med i en overlappende periode, vil dette ikke være tilgjengelig og følgelig ikke komme med på listen. Har man f.eks. valgt perioden 01.01.03 –30.06.03 vil et fordelingsobjekt som er lagt opp for perioden 01.01.03 - 31.12.03 ikke komme med på listen.
For å velge de fordelingsobjekter som skal være med i den definerte perioden, markeres objektet(ene) og klikker OK. De valgte fordelingsobjektene vil da dukke opp i dialogen Avregning Felleskostnader for denne perioden.
Neste periode
Ved å klikke på knappen kommer det opp en nedtrekksmeny som viser startdato på alle periodene som er lagt opp fremover i tid fra aktiv avregningsperiode. Dvs. at aktiv avregningsperiode ikke er med på nedtrekksmenyen. Periodene som fremkommer er uavhengig av status på avregningsobjektene. Dvs om de kun er lagt opp for senere bearbeiding eller om de er ferdig fakturert.
Fjern valgt avregningsobjekt
Med den røde X’en, slettes det eller de avregningsobjektene som er markert i listen over avregningsobjekter. Disse kan hentes opp igjen fra ”Legg opp ny periode”.
Endre avregning
Dette ikonet benyttes delvis til å endre oppsett på et avregningsobjekt som tidligere er lagt inn under standard avregningsoppsett, men også til å registrere nye data dersom det er første gang dette avregningsobjektet er lagt opp. Endringene/registreringene gjøres for hvert enkelt avregningsobjekt der det ikke ønskes at tidligere oppsatt standard skal gjelde.
Endringene som gjøres for et avregningsobjekt får kun innvirkning for det valgte avregningsobjekt. Endringen vil dog bli husket slik at verdiene vil bli stående til neste periode avregningsobjektet legges opp for.
Endringer som gjøres vedr administrasjonsgebyret vil gjelde for alle kontraktsobjekter som skal avregnes for dette avregningsobjektet.
Merk det avregningsobjekt som skal behandles og klikk ikonet. Da kommer følgende dialog opp:
Beskrivelse av de enkelte felt er gjort nedenfor:
Ny beregning
Ved å klikke på dette ikonet foretas en ny beregning basert på den informasjon som er lagt inn i systemet.
Rapporter
Viser hvilke rapporter som kan tas ut på dette nivået i programmet, samt eksporter skjermbildet med kolonner i excel.
Høyre musetast i dialogen Avregning Felleskost
Gis mulighet til å gjøre endringer på den markerte avregningen.
Gis mulighet til å fjerne en avregning i perioden man står i.
Gå til – Kan gå til applikasjonen eiendom og velge eiendommen eller eiendomsobjektet som er markert i skjermbildet, for å se eller korrigere informasjon på valgt sted.
Kolonneoppsett – kan velge hvilke kolonner som skal vises i skjermbildet.
Rapport – Rapportene som fremkommer under rapportutvalg er tilgjengelig under de enkelte fanene.
Statuser i systemet – menyen Handling
Ved å klikke høyre museknapp og menyen Handling kommer dialogen som vist under opp:
Ved hjelp av denne menyen kan statuser settes i systemet etter hvert som man arbeider med avregningen. Statusene gjelder for en avregning. Dvs at statusene gjelder for alle avregningsobjektene som hører til avregningen. Ved å velge forskjellige handlinger kan man endre status.
Det er fem typer statuser i systemet:
1. Lagt opp
2. Beregnet
3. Låst
4. Fakturaklar
5. Skal ikke faktureres
1) Lagt opp. Dersom avregningen har status ”Lagt opp” må det først foretas en beregning før man kan gjøre noe med avregningen. Lagt opp statusen har intet symbol i status kolonnen og ingen tekst i statustekst kolonnen.
2) Beregnet. Når man har kjørt en beregning vil status for avregningen være beregnet. Dette markeres med et kalkulatorikon i status kolonnen og teksten Beregnet i statustekst kolonnen. Når beregning er foretatt kan bruker velge om avregningen skal settes til ”Skal ikke faktureres” eller om man vil følge den vanlige flyten. Beregninger kan kjøres så mange ganger som ønskelig basert på de korreksjoner som eventuelt blir foretatt i betingelser vedrørende avregningen.
3) Låst. Denne status kan settes dersom man vil markere at tallene er gjennomgått og kontrollert, men man ønsker å vente litt med å sette den fakturaklar. Dette markeres med et lås ikon i status kolonnen og teksten Låst i statustekst kolonnen. Dette er en visuell påminning om at man har arbeidet og tilrettelagt avregningen. Man kan låse opp avregningen igjen ved å kjøre en ny beregning.
4) Fakturaklar. Avregningen er ferdig og klar til fakturering. Dette markeres ved at et fakturaikon kommer opp i kolonnen status og teksten Klar til fakturering i statustekst kolonnen. Alle avregningsobjekter vil da komme opp som tilbydere i fakturadialogen, så sant de ikke enkeltvis er markert ”skal ikke faktureres” under beregningsfanen.
5) Skal ikke avregnes. Dersom avregningen ikke skal faktureres velges statusen Skal ikke faktureres. Ingen avregningsobjekter kommer da opp som tilbydere i fakturadialogen.
Alle statuser under menyen ”Handling” som omtalt over, gjelder selve avregningen. Dvs alle de avregningsobjekter som tilhører den enkelte avregning. Menyen kommer bare frem under fanen ”Avregning” og fanen ”Beregning”.
Dersom menyen ”Handling” benyttes på fanen ”Beregning” gjelder dette alle avregningsobjekter som finnes for den aktuelle avregning. Dersom for eksempel handlingen ”Låst” velges vil status for alle avregningsobjektene være låst. Dvs at dersom man går tilbake til fanene ”Avregning” vil man se at status for avregningen er markert med ikonet Lås og teksten i statustekst feltet vil være ”Låst”.
Dersom statusen i ”Bergnings” fanen settes til ”Låst” , ”Fakturaklar” eller ”skal ikke faktureres” vil hele siden bli grå for å markere at avregningene har blitt arbeidet med og avventer videre gang i prosessen. Statusene kan låses opp ved å velge ”Handlingen” ”Ny Beregning”. Bakgrunnsfargen på siden blir da hvit igjen.
I tillegg til å sette status på hele avregningen kan det settes status på et enkelt avregningsobjekt under fanen ”Beregning”. Det klikkes da høyre museknapp når denne fanen er aktivert og det kommer frem et menyvalg som vist under.
For å markere at et avregningsobjekt ikke skal faktureres klikkes menyen ”Skal ikke faktureres” Dersom den skal endres til fakturaklar klikkes samme menyen en gang til. Det vil fremkomme et rødt kryss i status feltet dersom avregningsobjektet ikke er fakturaklart.
Sum tellere og nevner
Nederst i dialogen vil det fremkomme verdien for teller og nevner se under:
Telleren vil være vektet. Dvs at det tas hensyn til om et avregningsobjekt har vært leietaker for bare en del av avregningsperioden.
Nevneren er det som er registrert tidligere i felleskostmodulen.