Ved avregning forutsettes at oppsettene er foretatt som omtalt tidligere. (del 1 til 4)
Arbeidsprosessen ved avregning av felleskost.
Ved avregning forutsettes at oppsettene er foretatt som omtalt i tidligere kapitler. Den naturlige arbeidsprosessen ved avregning er å gå fra venstre fane mot høyre. Se bildet under.
I det følgende vil hver enkelt fane bli gjennomgått. Når man har gått i gjennom de aktuelle fanene, er avregningen ferdig og den kan om ønskes, legges opp til fakturering.
Avregning – Fanen Avregninger
I denne fanen, vil dialogen se ut som vist under:
De avregninger som er lagt opp for den aktuelle periode, vil komme frem i listen over. Den markerte avregningen i bildet over er eiendomsobjektet butikk i Eiendommen Lisa Senterdel. (Avregningsintervall på 12 mnd)
Dersom ingen avregninger er lagt opp fra før, gjøres dette som omtalt i kapittel 6.2.
Den avregning som man ønsker å arbeide med markeres. Deretter klikkes høyre museknapp og velg menyen endre.
Dialogen som vist under kommer da frem:
Gå igjennom feltene for å kontrollere om det skal gjøres noen endringer, eller registreringer ved første gangs avregning, i forhold til standard eller forrige avregning. Se nærmere beskrivelse av dialogen i kapittel 6.4.
Når data er kontrollert/endret går man videre til neste fane: Brøk.
Brøk – fanen Brøk
Brøk dialogen er som vist under:
Dialogen viser hvilke kontraktsobjekter som tilhører avregningen. Dvs har hatt et leieforhold i den aktuelle eiendommen i den perioden som skal avregnes. Om leieforholdet er avsluttet etter avregningsperioden, får ingen betydning for om kontrakten skal være med på avregningen.
Uansett lengden på leieforholdet i avregningsperioden, kommer kontrakten med blant de som skal avregnes.
I dialogen er kolonnene og rekkefølgen på disse brukerstyrt som i de fleste vinduer i Fenistra
Eiendom. De interessante kolonner er imidlertid medtatt i ovennevnte bilde og kolonnene er satt opp i en logisk rekkefølge.
Kolonnene i bildet over er beskrevet i tabellen nedenfor:
Det bør foretas kontroll på den enkelte informasjonen som fremkommer. Start og sluttdato, og at kontraktsobjekter som har tak eller fast felles ligger inne med riktig beløp, eller er huket av. Det bør også kontrolleres at kontraktsobjektene har korrekt teller.
Dersom teller (Andel Felles) mangler, må dette registreres. Dette kan enten gjøres på kontraktsobjektet i feltet ”Andel fordelbar”. Klikk høyre museknapp og ”Gå til” og man kommer rett til kontraktsobjekt registreringsdialogen. Ved registrering her, blir registreringen liggende permanent i systemet. Alternativt klikkes høyre museknapp og Endre. Da kommer følgende dialog opp:
I denne dialogen kan telleren også registreres. NB! Denne registreringen endrer også andel fordelbar på kontraktsobjektet.
Som det fremkommer av minidialogen over til venstre, finnes det også en del andre valg enn de omtalte.
Egenskaper – Kolonneoppsett. Velge å legge til eller endre kolonneoppsettet i skjermbildet.
Rapport – Beskrevet tidligere
Når kontraktene er kontrollert og eventuelle endringer er foretatt, går man vider til neste fane som heter: Til fordeling
Til fordeling - fanen Til fordeling
Dialogen Til fordeling ser ut som vist under:
Første gang man foretar en avregning, vil de konti komme opp som er valgt for denne transaksjonstypen i dialogen ”Kontovalg”. Se kapittel 6.1.2. Dersom man har foretatt en avregning for en tidligere periode, vil kun de konti komme opp som var med i siste avregning. Ble en konto slettet ved forrige avregning fordi den hadde 0 –null – i beløp, vil denne konto ikke komme automatisk opp neste gang. For å kontrollere om det er andre konti som skal med i oppsettet klikkes ikonet 
i knapperaden Felleskost og man får opp følgende dialog:
I denne dialogen vil de konti komme opp som er valgt i kontooppsettet mot denne transaksjonstypen, men som ikke har kommet opp i Til fordelingsdialogen. Merk de konti som ønskes tatt med og klikk ok. Disse vil da legge seg opp i Til frodelingsdialogen i tillegg til de som lå der opprinnelig.
Det er også viktig og kontrollere om det er innført nye konti for felleskost siden siste periode.
Dersom dette er gjort, må disse knyttes til transaksjonstypen i kontovalget for at de skal komme opp som mulige valg i dialogen over.
I Til fordeling dialogen kan kolonner velges av bruker. De mest interessante er vist i bildet over.
Kolonnene i bildet over er beskrevet under:
Kolonnene Andel selskap, Andel Eiendom, og Andel Eiendomsobjekt vil pr i dag være aktuelle dersom man benytter såkalt ”dyp” integrasjon med regnskapssystemet. En slik integrasjon vil bla si at saldi på hovedbokskonti automatisk blir importert til hovedboken til Fenistra og at saldi kan hentes der i fra og direkte til felleskostmodulen. Under denne importen kan andelene settes slik at beløpene blir beregnet på basis av disse.
Registrere beløp pr konto
Dersom man ikke har dyp integrasjon vil fremgangsmåten for å legge inn beløp på de enkelte konti være som følger:
Saldo pr konto må hentes fra regnskapet. Når man har disse tall tilgjengelig, klikkes høyre museknapp og menyen” Endre beløp”, se minidialog under:
og følgende dialog kommer opp:
I dialogen står kontonummeret og kontonavnet beskrevet øverst til venstre. Skriv inn beløpet og klikk Ok eller Enter. En ny lik dialog vil da dukke opp med neste kontonummer. Skiv inn beløp og gjenta prosedyren til alle konti har blitt registrert med korrekt beløp.
Markere for full fordeling av konto
For å markere at en konto skal ha full fordeling av alle kostnader, klikkes høyre museknapp og menyen Full fordeling. Det vil da komme et kryss i kolonnen Full fordeling.
Knapperaden Felleskost i Til fordelings dialogen
Knapperaden har nå fått noen nye funksjoner tilgjengelig i forhold til dialogen under fanen brøk.
Hent konti
Beskrevet tidligere
Importer fra hovedbok
Denne funksjonen fungerer kun på de som har direkte integrasjon mot regnskapssystemet. Når saldoene er eksportert fra regnskapets hovedbok, kan de importeres direkte til ”Til fordelings” bildet ved å klikke på dette ikonet.
Slett kontoer med 0 i beløp
De konti som er hentet opp i skjermbildet, men har 0 – null- i beløp eller ikke skal benyttes i avregningen, kan om ønskelig fjernes fra skjermbildet.
Meny høyre museknapp i Til fordelingsdialogen
Ved å klikke høyre museknapp kommer minidialogen under opp:
Endre selskapsandel – Gir mulighet til legge inn en %andel av den kostnaden som er ført på selskapet som skal belastes denne avregningen. Gjelder for de med dyp integrasjon mot regnskapskaps system.
Endre eiendomssandel – Gir mulighet til legge inn en %andel av den kostnaden som er ført på eiendommen som skal belastes denne avregningen. Gjelder for de med dyp integrasjon mot regnskapskaps system.
Endre eiendomsobjektandel – Gir mulighet til å legge inn en %andel av kostnaden på kontoen som skal belastes denne avregningen. Gjelder for de med dyp integrasjon mot regnskaps system.
Gir mulighet til å endre beløpet på den kontoen som er markert i skjermbildet
Kryss av hvis alle kostnader på denne kontoen skal fordeles ut på avregningsobjektene. Resultatet vil være at ingen kostnader vil belastes eier, mens alt fordeles ut på leietakerne. Dvs at selv om det har vært ledige arealer i avregningsperioden vil ingen kostnader bli belastet disse arealer.
Henter inn flere kontoer som skal brukes på dette eiendomsobjektet. 
Importerer tallene direkte fra regnskapsprogrammets hovedbok.
Fjerner alle kontoer som har 0 i beløp og ikke skal være med i avregningen
Sletter den eller de kontoene som er markert i skjermbildet
Kan gå direkte til eiendom registrerings dialogen eller registreringsdialogen for det eiendomsobjekt som er markert.
De konti som er markert legges over i et Exceldokument. Dette Exceldokumentet vil fungere som en import mal ved et ønske om senere import. Ved å benytte dette formatet kan brukere legge tall inn i Excel dokumentet som kan importeres til Fenistra.
Eksporterer de kontoene som fremkommer i skjermbilde. Bruken av dette i Excel er som punktet over.
Eksporterer alle kontoene som er knyttet til denne transaksjonstypen under kontovalg. Bruken av dette i Excel er som punktene ovenfor.
Dersom et Excel regneark er satt opp etter det format som benyttes ved eksport av konti, kan disse importeres igjen til kontiene i Til fordelings dialogen. Formatet er som vist under:
Dvs, arket må starte på linje 4 og det skal være tre kolonner med Kontonr. Konto navn og Beløp.
For å importere beløpene, lagres disse på ønsket sted på utforskeren. Ved å klikke importer kommer man inn i utforsker. Finn filen der den er lagret. Velg filen og klikk åpne i dialogen og beløpene vil importeres. Når importen er ferdig kommer følgende melding opp:
Klikk ok og evtl F5 for å oppdatere dialogen og tallene fremkommer i beløpskolonnen.
Er beskrevet under del 4.
Her finnes rapporter som er tilgjengelig på dette nivået eller kolonner i skjermbildet som skal eksportere til Excel. Velg ønsket rapport ved å klikke på linjen.
Når konti, beløp og Full fordeling er registrert og kontrollert går man videre til neste fane : Kontraktsobjekt konti:
Kontraktsobjekt konti - fanen Kontraktsobjekt konti
Dialogen for denne fanen ser ut som vist under:
I denne dialogen kan det foretas spesialtilpasninger for det enkelte avregningsobjekt. Alle avregningsobjekter for denne avregningen vil legge seg opp i venstre del av dialogen. Ved å markere en linje (kontraktsobjekt) i venstre vindu, kan man i høyre delen av dialogen se hvilke konti som hver enkelt kontrakt skal være med på (Krysset av i feltet ”Delta”).
Spesialtilpasninger på et avregningsobjekt
I dialogen finnes fire hovedmuligheter for å spesialtilpasse et kontraktsobjekt:
1. Andel
2. Faktor
3. Delta
4. prosent
Andel:
Leiekontrakten kan inneholde en klausul om at leietakeren kun skal være med på en andel av et eller flere kostnadselementer. For å regulere dette kan man definere den andelen som avregningsobjektet skal være med som en % på det enkelte kostnadselement (konto).Den andelen som avregningsobjektet ikke skal være med på, tilfaller eier. Dvs dette er en avtale som kun berører leietaker og eier.
Faktor:
Ved å benytte faktor på kontraktsobjektet, vektes objektets areal, dvs telleren for objektet, i forhold til de øvrige arealer i avregningen. Faktor for alle objekter vil default være 1. Dersom det er inngått avtale om en høyre belastning på felleskostnaden kan arealet (telleren) vektes opp.
Et eksempel vil illustrere dette. En avregning har 10 leietakere (avregningsobjekter) på 100m2 . Dvs at brøkens nevner er 1000. Dersom et areal (teller) gis en faktor på 2 vil dette arealet telle dobbelt dvs 200m2. Dette får som konsekvens at brøkens nevner økes med 100 til 1100.
Avregningsobjektet med 2 i faktor får da en brøk på 200/1100, mens de øvrige objektene får 100/1100. Dvs at de øvrige avregningsobjektene får en redusert andel av kostnadene tilsvarende økningen på det vektede arealet.
Ledige arealer vil i denne sammenheng betraktes som eieres arealer med faktor 1. Dvs at dersom alt er leid ut vil bruk av faktor ikke påvirke eiers kost. Dersom det har vært ledige arealer i avregningsperioden, vil de ledige arealene bli påvirket av faktor på lik linje som de øvrige arealene. Dersom fordelingsbeløpet i eksempelet over settes til 50.000 og det forutsettes at 5 arealer a100 har vært ledige i avregningsperioden vil eieres kost bli redusert som følge av det vektede arealet. Kost pr m2 vil bli : 50.000/1100= 45,45. Dvs (50 –45,45)= 4,55 lavere pr m2 enn om faktor ikke var benyttet. Totalt reduserte kostnader for eier vil følgelig utgjøre 500x 4,55 = 2.275
Delta:
Alle konti vil default være krysset av for delta på alle avregningsobjekter. Dette betyr at et avregningsobjekt skal ha sin definerte andel av kostnaden på alle konti. Dersom krysset fjernes fra en konto for et avregningsobjekt, betyr det at objektet ikke blir med på å dekke kostnadene på denne kontoen. Nevneren i brøken for denne kontoen reduseres da tilsvarende telleren for det ikke deltagende avregningsobjekt. Konsekvensen blir følgelig at kostnaden på kontoen blir fordelt på de øvrige arealene i avregningen. Dersom alle arealer har vært utleid i perioden vil dette ikke påvirke eiers kostnad. Dersom det har vært ledige lokaler i perioden vil eiers andel påvirkes på samme måte som de øvrige arealer.
Et eksempel vil illustrere dette.
En avregning består av 10 arealer a 100 m2 . Dvs nevneren utgjør 1000. 5 arealer har vært utleid og 5 har stått ledige i avregningsperioden. Et avregningsobjekt skal ikke delta på en kostnadskonto der kostnaden utgjør kr 50.000,00.
Nevneren for denne kostnaden blir da (1000 –100) = 900. Dvs pr m2 utgjør kostnaden 50.000,00/900=55,56, som utgjør (55,56-50)= 5,56 mer pr m2 enn dersom alle hadde deltatt. De deltagende avregningsobjekter blir da merbelastet med 5,56x100= 556 som en følge av at ikke alle deltar, mens eieren blir merbelastet med (100x5) x5,56= 2.780.
Prosent:
Denne benyttes for å fordele kostnader mellom leietakere, men fordelingen mellom leietakere kan IKKE overskride 100%.
Registrering av spesialtilpasninger ( Høyre museknapp)
For å registrere de enkelte spesialtilpasninger klikkes høyre museknapp og følgende dialog dukker opp:
Ved å klikke denne menyen kommer følgende dialog opp:
Her kan det legges inn avtalt andel på det markerte kontraktsobjektet. Kontonr og navn er beskrevet øverst til venstre i dialogen. Klikk Ok etter registrering. Endre dialogen, vil da flytte seg til neste linje. Er alle endringer foretatt, trykk ”Avbryt.”
Ved å klikke denne menyen kommer følgende dialog opp:
Dersom det er avtalt en annen vekting av arealet (telleren) for det merkede objektet registreres dette her. Kontonr og kontonavn er beskrevet øverst til venstre i dialogen.
Fjern krysset i boksen dersom det merkede objekt ikke skal være med på en kostnad.
Foruten disse registreringsmuligheter finnes noen øvrige menyer som er beskrevet nedenfor:
Kan gå direkte til kontrakten eller kontraktsobjektet, for å se på eller gjøre endringer.
Egenskaper: Dette er beskrevet tidligere.
Rapport - Her finnes rapporter som er tilgjengelig på dette nivået. Kolonner i dialogen kan som standard eksporteres til Excel.
Subfordelinger
1. Markér en konto som ’subfordeling’
2. Legg inn data om subfordelingen
3. Velge hvilke kontraktobjekter som skal være med på sub-fordelingen
4. Endre data (i programmet eller via excel med eksport/import)
Og fyller inn info i excelarket og importerer igjen.
Deretter går man til arkfanen kontraktobjekt konti og velger hvilket leietakere som skal være med på avregningen.
Beregning – fanen Beregning
I denne dialogen vises resultatet av den beregningen som blir foretatt. Man kan sette opp kolonner slik at den ønskede informasjonen fremkommer. Alle beregninger blir foretatt på basis av de definisjoner som er satt i de tidligere dialoger. Man kan foreta endringer i beregningsgrunnlaget og kjøre beregninger så mange ganger man ønsker.
Selve beregningen kan startes fra forskjellige steder. Dersom man står i Beregningsdialogen kan man klikke beregningsikonet 
på knapperaden Felleskost. Dersom det ikke er kjøret beregning tidligere, kan det klikkes høyre museknapp og Handling og alternativet Beregning kommer da frem. Se dialog under:
Dersom det er kjørt beregning tidligere vil dette alternativet ikke komme frem på høyre museknapp i denne dialogen. Alternativene vil da være:
Dvs man kan legge opp avregningen på nytt, låse den, sette den fakturaklar eller markere at den ikke skal faktureres.
Ved å velge Lås, Fakturaklar eller Skal ikke faktureres vil hele siden bli grå. Ingen statuser vil markers på det enkelte avregningsobjekt da alle handlingene vedrører hele avregningen.
Dersom man går tilbake til fanen Avregninger vil status fremkomme der for den aktuelle avregning.
I dialogen over er satt opp de kolonnene som gir den mest interessante informasjonen. Kolonnene er beskrevet i det følgende:
Høyre museknapp i fanen Beregning
Endre avregningsobjekt:
Ved å klikke denne menyen kommer følgende dialog opp:
I denne dialogen kan det gjøres endringer i enkelte beløp på det markerte avregningsobjektet:
I den øverste delen kan det kun gjøres endringer i feltet korrigert beløp. De øvrige feltene vil være gråe og kan ikke nåes av bruker. Dersom det er flere beløp som skal korrigeres, vil det være raskere å benytte menypunktet ”Endre Korrigering” , se neste kapittel.
Dersom det skal gjøres korrigeringer i påslag for administrasjonshonorar på det markerte avregningsobjektet kan det gjøres i den nederste del av dialogen.
Merk av for et av valgene: Ingen påslag, Prosentpåslag eller fast påslag. Registrer % påslag eller kronepåslag som ønskes.
Det er også mulig å endre transaksjonstype for administrasjonshonorar og hvilken konto dette skal føres på.
Fakturaklar / Skal ikke faktureres:
Disse menyene gjelder pr. avregningsobjekt. Dersom et objekt ikke skal faktureres klikkes ”Skal ikke faktureres” menyen. Dette vil bli markert ved et rødt kryss i status kolonnen.
Handling:
Disse valgene gjelder for avregningen og er omtalt i del 4
Skal ikke faktureres:
Markerer at avregningen ikke skal faktureres. Kommer ikke opp til fakturering.
Gå til
Fra dette menypunktet kan det for det markerte avregningsobjektet gås direkte til:
• Eiendom registreringsdialogen
• Eiendomobjekt registreringsdialogen
• Kontraktdialogen
• Kontraktobjekt registreringsdialogen
Egenskaper
Disse mulighetene er beskrevet tidligere.
Rapport
Fra denne menyen kan det skrives ut avregningsbrev for det enkelte avregningsobjekt eller for objekter i avregningen. I tillegg har man de valgene som har fremkommet på høyre museknapp under tidligere faner.
Utskrift av avregning
Når kontroll er foretatt og beregning er kjørt for siste gang, settes status til fakturaklar for avregningen. Avregningsutskrift bør da skrives ut som kan vedlegges avregningsfakturaen eller sendes separat til leietakeren.
Ved å velge menyen Utskrift av avregning, eller utskrift av gruppens avregning får man opp en utskrift som viser detaljer vedrørende avregningen for det enkelte avregningsobjektet. Utskriften ser ut som følger:
Den øverste delen gir opplysninger om fordelingsbrøken og leieperioden samt leietakers og eiendomsobjektets navn.
Beskrivelse av de enkelte kolonner er som følger:
Under kolonnen vises totalbeløpet som avregningsobjektet har blitt belastet.
Videre vises hva som er fakturert a konto. De enkelte fakturaer og hvilken periode de gjelder for og summen av de akonto beløp som er fakturert på kontraktobjektet, dvs gjennom Fenistra Eiendom.
Det som er korrigert kommer frem som egen linje ”Annen a konto”
Differansen mellom det avregnede beløp og sum innbetalt a konto fremkommer som skyldige/til gode beløp vedrørende felleskostnader.
Mva vises for seg og til slutt skyldig/tilgodehavende inkludert mva.
De tre siste linjene spesifiserer administrasjonshonoraret mva og administrasjonshonorar inkludert mva.
Brevet gir detaljerte opplysninger om totale kostnader for denne avregningen, leietakers andel av kostnadene
Nederste vindu i beregningsdialogen
Dette delen eksisterer som et eget vindu i beregningsdialogen der kolonner kan velges på vanlig måte. Dog anbefales ikke å endre kolonneoppsettet da vinduet over er satt opp i en logisk rekkefølge.
Dialogen består foruten kolonnene, av tre linjer som :
De enkelte kolonner for hver linje er beskrevet nedenfor
