Arealinndeling i næringseiendom – et økonomisk perspektiv på optimal arealinndeling

Når du bestiller en oppmåling og en arealrapport for et næringsbygg, vil du motta en oversikt basert på fysiske mål, potensielle leietakere og en fordeling av fellesarealer. Denne inndelingen kan være mer eller mindre detaljert basert på dialogen med oppmåleren.

Det er imidlertid avgjørende å huske at en arealinndeling som skal benyttes til FDV-arbeid (forvaltning, drift og vedlikehold) ikke nødvendigvis er sammenfallende med en inndeling optimalisert for økonomisk forvaltning. Grunnpilarene i disse to behovene er fundamentalt ulike.

To verdener, to systemer

Et viktig premiss for moderne eiendomsforvaltning er at teknisk og økonomisk forvaltning ofte foregår i to vidt forskjellige systemer. Mens driftslederen forholder seg til et FDV-system eller en BIM-modell med fokus på komponenter og vedlikeholdspunkter, forholder økonomisjefen forholder seg til et forvaltningssystem (ERP) med fokus på kontrakter, kontantstrøm og avgiftsbehandling.

Dette skillet gjør det fornuftig å operere med to ulike arealinndelinger:

• FDV-inndelingen kan være ekstremt detaljert for å ivareta teknisk drift.
• Den økonomiske inndelingen kan (og bør) struktureres strategisk for å sikre riktig fradrag, forenkle fakturering og sikre sporbarhet.

Ved å "mappe" disse to inndelingene mot hverandre, i stedet for å tvinge dem inn i samme mal, kan man oppnå det beste fra begge verdener.

MVA-hensyn og fordelingsnøkler

Valg av arealinndeling har direkte innvirkning på gårdeiers fradragsrett og etterlevelse av mva-loven. Spesielt for fellesarealer er det viktig å skille mellom arealer basert på faktisk bruk og de mer komplekse "myldrearealene".

Tilgangsstyring og adgangskontroll

Hvem som faktisk har tilgang til og bruker fellesarealet, bør i mange tilfeller styre fordelingen. Dersom visse områder har adgangskontroll (f.eks. låste korridorer, spesifikke møteromsfløyer eller tekniske soner), bør disse defineres som separate arealer.

Ved å skille ut arealer som kun benyttes av en begrenset gruppe leietakere, sikrer man at MVA-fradraget og kostnadsfordelingen speiler den faktiske bruken. Hvis et fellesareal kun brukes av mva-pliktige leietakere, kan gårdeier kreve fullt fradrag for kostnader knyttet til dette arealet, selv om bygget for øvrig har leietakerne uten fradragsrett.

Myldreareal – når måling er umulig

I moderne kontorbygg ser vi stadig mer av det Skatteetaten definerer som myldreareal. Dette er arealer hvor det er praktisk umulig å måle den faktiske bruken per leietaker. Typiske eksempler er:

• Åpne kontorfellesskap med "free seating" for flere ulike leietakere.
• Sosiale soner, kaffestasjoner og felles møteromssentre hvor leietaker driver blandet virksomhet.

I slike tilfeller kan man ikke fordele MVA-fradraget basert på fysiske skillevegger. Her blir den økonomiske arealinndelingen i forvaltningssystemet avgjørende. Dersom det er umulig å måle den faktiske bruken i et slikt areal, er hovedregelen at man får full fradragsrett for hele myldrearealet, fremfor en forholdsmessig fordeling. Dette gjelder også i tilfeller der en leietaker driver blandet virksomhet (f.eks. en bank med både banktjenester og eiendomsmegling) i samme åpne landskap uten faste plasser.

Ved å ha en gjennomtenkt inndeling som fanger opp disse sonene som egne "myldreareal-objekter", står gårdeier langt sterkere i en eventuell bokettersynssituasjon og sikrer at man ikke går glipp av rettmessige fradrag.

Eksempelet med treningsrom og garderobe

For å illustrere viktigheten av detaljer: Et bygg har et treningsrom hvor leietakerne må passere gjennom selve treningsarealet for å komme til garderobene. Skatteetaten anser normalt ikke treningsareal som MVA-berettiget, mens garderobeanlegg tilknyttet arbeidsplasser ofte er det. Ved å skille disse som to areal i det økonomiske forvaltningssystemet, kan man dokumentere fradrag for garderobedelen som ellers ville gått tapt i en samlepost.

Justeringsreglene – det lange perspektivet

En ofte oversett grunn til detaljert økonomisk inndeling er justeringsreglene for merverdiavgift. Dersom det gjøres betydelige påkostninger på spesifikke kontorer, skal MVA-fradraget kunne justeres over en 10-årsperiode dersom bruken av arealet endres (f.eks. fra MVA-pliktig utleie til mva-unntatt virksomhet).

Hvis disse kontorene er inkludert i et stort samleareal, mister man sporbarheten på de faktiske kostnadene knyttet til de spesifikke kvadratmeterne. Når leietakere flytter eller arealer deles opp, vil mangelen på detaljert økonomisk arealinndeling gjøre det svært krevende å dokumentere korrekt MVA-behandling senere.

Fremtidssikring i en dynamisk leietakermasse

Næringseiendom er sjelden statisk. En leietaker kan ønske å redusere arealet med tre kontorer, eller en ny leietaker kan ønske å overta deler av en etasje. Her oppstår behovet for "byggeklosser":

1. Redusert vedlikehold over tid: En inndeling basert på dagens leiekontrakter må tegnes om hver gang en kontrakt endres. En detaljert grunndeling i det økonomiske systemet gjør at man enkelt kan flytte rom mellom leietakere uten å måtte bestille ny oppmåling.
2. Presisjon i forhandlinger: Når man har kontroll på arealet på hvert enkelt kontor, kan man raskt prise endringer i leieforholdet med stor nøyaktighet.
3. Dokumentasjon av CAPEX: Det blir enklere å skille mellom generelle fellesarealer og spesifikke leietakertilpasninger som er gjenstand for justeringsregler.

Konklusjon

En arealrapport er et økonomisk styringsverktøy som skal vare i mange år. Siden teknisk og økonomisk forvaltning ofte skjer i ulike systemer, bør gårdeier utnytte friheten til å designe en økonomisk arealmodell som er skreddersydd for optimal avgiftshåndtering og kontraktsstyring.

Ved å investere tid på en detaljert inndeling som tar høyde for både adgangsbegrensninger og myldreareal-problematikk, sikrer man ikke bare korrekt fakturering og avregning, men legger også til rette for en robust håndtering av merverdiavgiften over byggets levetid.