Denne listen gir deg en oversikt over begreper og forklaringer som brukes i Fenistra.
Feltoversikt for Kontraktsregistrering
Formålet med kontraktsregistreringen er å registrere all nødvendig informasjon om en kontrakt slik at leietaker blir korrekt fakturert til riktig tidspunkt og med riktig beløp gjennom hele kontraktens aktive levetid. Kontraktsregisteret er grunnlaget for fakturering av kontrakter.
Kontraktsdetaljer
Disse feltene finnes i hoveddialogboksen for kontraktsregistrering. Noen felt fylles ut automatisk, men kan endres.
- Kontraktsnavn: Navnet på kontrakten. Som standard er dette det samme som leietakerens navn, men brukeren kan endre det. Ofte er det nyttig å bruke et navn som brukes i daglig drift.
- Kontraktsnr: Tildeles automatisk, men kan endres av brukeren.
- Signeringsdato: Datoen kontrakten ble signert.
- Kontraktstype: Automatisk satt til "Utleie" som standard. Kan endres av brukeren.
- Separat faktura: Hvis krysset av, vil kontraktsobjektene stå på en separat faktura og ikke samles med objekter fra andre kontrakter.
- Leietaker: Selskapet eller personen som er avtalepart.
- Selskap: Selskapet som er avtalepart som utleier. For en innkommende leie, er dette selskapet som er avtalepart med utleier.
- Eiendom: Eiendommen leieavtalen er knyttet til.
- Kontraktsansvarlig: Personen som er ansvarlig for kontrakten, brukes for rapporteringsformål.
- Bransje: Leietakerens bransje. Bransjer er brukerdefinerte i tabeller.
- Fakturamottaker: Fakturaen kan sendes til en annen part enn leietaker. Hvis ønskelig, kan du velge mottakeren fra listen over registrerte selskaper.
- Fakturadresse: Fylles ut automatisk basert på fakturamottakeren.
- Kjøpsopsjon: Kryss av denne boksen hvis leietaker har opsjon på å kjøpe det leide lokalet.
- Offentlig: Kryss av denne boksen hvis kontrakten er med en offentlig enhet.
- Eget selskap: Kryss av denne boksen hvis kontrakten er med ditt eget selskap.
- Forsinkelsesrente: Skriv inn den avtalte forsinkelsesrenten for forsinkede betalinger. Dette er et informasjonsfelt, og alle renteberegninger håndteres av regnskapssystemet som er integrert med Fenistra Eiendom.
- Flereier: Obligatorisk hvis det er flere eiere. Dette er viktig for leiligheter og skattevurderinger for borettslag.
- Viktighet: En subjektiv vurdering av kontraktens viktighet for brukerens virksomhet. Skalaen er 1, 2 og 3, hvor 1 er den viktigste.
- Start dato: Datoen kontrakten trer i kraft.
- Slutt dato: Kontraktens utløpsdato. Hvis det er tomt, løper kontrakten på ubestemt tid.
- Løper inntil videre: Kryss av denne boksen hvis det ikke er en avtalt sluttdato.
- Oppsigelsestid Løpende: Antall måneder for oppsigelsestiden.
- Oppsigelsestid Etter opphør: Antall måneder for oppsigelsestiden hvis kontrakten utløper og fortsetter på løpende basis.
- Beregnet utløp: Systemet beregner den korteste fristen for leietakeren til å si opp leieavtalen.
- Forlengelsestid: Hvis dette feltet er fylt ut, vil sluttdatoen automatisk bli forlenget med det angitte antall måneder hvis leietakeren ikke sier opp kontrakten innen oppsigelsesfristen.
- Løpende forlengning: Hvis krysset av, vil kontrakten bli forlenget flere ganger, ellers vil forlengelsen kun skje en gang.
- Varslingsfrist Terminering: Antall måneder leietaker må gi varsel før termineringsdatoen hvis de ønsker å avslutte kontrakten tidlig.
- Terminert: Kryss av denne boksen hvis kontrakten er avsluttet. Den aktuelle datoen vil automatisk bli skrevet inn i termineringsdato-feltet.
- Terminerings dato: Datoen leietaker sier opp kontrakten.
- Status: Kontraktens status. Systemet inkluderer fem definerte statuser: "Prospekt", "Ikke trådt i kraft", "Aktiv", "Avsluttet og arkivert" og "Systemarkivert". Statusen må endres manuelt.
- Kontraktsvaluta: Valutaen som kontrakten er inngått i.
- Fakturavaluta: Brukes hvis du vil fakturere i en annen valuta enn kontraktsvalutaen.
- Registrert av: Navnet på personen som opprinnelig registrerte kontrakten.
- Dato: Datoen kontrakten først ble registrert.
- Endret av: Navnet på personen som sist endret kontrakten.
- Dato: Datoen for siste endring.
- Portefølje: Porteføljen kontrakten tilhører. Dette er viktig hvis porteføljer brukes for rapportering.
Kontraktsobjektdetaljer
Kontraktsobjekter må registreres etter at kontraktsinformasjonen er fullført.
- Kontraktsobjektnr: Foreslås automatisk av systemet, men kan endres av brukeren.
- Navn: Foreslås å være det samme som transaksjonstypen. Kan endres av brukeren.
- Transaksjonstype: Angi den valgte typen fra den forrige dialogen. Dette bestemmer hvilke dialoger som vises under resten av registreringsprosessen.
- Leietype: Typen leieavtale, som "Forretning" eller "Lager".
- Leiestart: Datoen leiebeløpet skal begynne å faktureres fra.
- Leieslutt: Datoen leiebeløpet skal slutte å faktureres.
- Innflyttingsdato: Et informasjonsfelt for når leietaker kan flytte inn.
- Utflyttingsdato: Et informasjonsfelt for når leietaker flytter ut.
- Terminer: Antall faktureringsperioder per år.
- Terminstart: Datoen neste faktureringsperiode begynner. Denne datoen oppdateres automatisk etter hver faktura.
- Forskudd: Velg mellom å fakturere på forskudd eller etterskudd. Standard er forskudd.
- MVA Pliktig: Angir om MVA er påkrevd. Dette bestemmes av den valgte kontoen.
- BTA-E Kontrakt: Areal i kvm ekskludert fellesområder, i henhold til kontrakten.
- BTA-I Kontrakt: Areal i kvm inkl påslag fellesområder, i henhold til kontrakten.
- Separat faktura: Hvis krysset av, vil dette spesifikke kontraktsobjektet stå på sin egen faktura.
- Kontraktsareal: Det totale antall kvadratmeter som leies ut, inkludert en andel av fellesområder i henhold til kontrakten. Denne verdien brukes som teller i brøken for felleskostnadsfordeling.
- % Fellesandel: Prosenttillegg for fellesområder som skal dekkes i henhold til kontrakten. Standard er 0%.
- Kr/kvm: Pris per kvadratmeter. Beregnes av systemet når årsbeløpet og kvadratmeter er skrevet inn.
- Årsbeløp: Det gjeldende årlige leiebeløpet. Dette feltet oppdateres etter at en regulering er utført.
- AndelFordelbar: Dette feltet vises for fordelsbare transaksjonstyper og brukes til å definere grunnlaget for beregning av andelen av felleskostnader.
- Fakturabeløp: Beløpet som skal faktureres i neste periode. Dette fylles ut etter at årsbeløpet er skrevet inn.
- Fast Depositum: Kryss av dette hvis depositumet er et fast beløp og ikke vil bli regulert.
- Behandlingsmetode: Fylles ut automatisk basert på den valgte transaksjonstypen. Det anbefales ikke å endre denne metoden uten å forstå konsekvensene.
- Status: Kontraktsobjektets status. Dette er viktig for filtrering og rapportering.
- Egen fakturatekst: Tillater egendefinert fakturatekst for kontraktsobjektet, som overstyrer standard "Navn"-feltet.
Regulering og Fakturering
Systemet håndterer ulike typer regulering, med metoder for å endre leiebeløpet automatisk eller manuelt. Reguleringsprosessen styres av systemet basert på dataene som er skrevet inn på registreringsskjemaet for regulering.
Reguleringstyper
- Ingen regulering: Leiebeløpet reguleres ikke.
- Indeksregulering: Brukes for å opprettholde realverdien av en leiekontrakt. Leiebeløpet reguleres med samme prosentvise endring som indeksen. Systemet beregner det nye beløpet basert på de siste verdiene som ble brukt.
- Prosent som 100/Indeks: En reguleringstype som brukes i perioder med høy inflasjon. Kontrakten reguleres med 100% av indeksøkningen opp til en viss prosentandel, og kun en del av økningen over den prosentandelen.
- Prosent: Regulerer leiebeløpet med en fast prosentandel.
- Markedsregulering: En manuell regulering av et kontraktsmessig avtalt beløp.
- Trappetrinnsleie: En leieavtale med en leie som øker over tid. Dette håndteres ved å opprette et nytt kontraktsobjekt for hver periode, hver med sitt eget årsbeløp og reguleringsmetode. Objektene starter etter hverandre.
Feltoversikt for Regulering
Disse feltene finnes i fanen for reguleringsregistrering for hvert kontraktsobjekt.
- Reguleringstype: Typen regulering som skal brukes.
- Indekstype: Indeksen som brukes for regulering. Standard er konsumprisindeksen (KPI), men andre kan defineres og registreres.
- Bruk basisindeks: Kryss av hvis alle reguleringer skal beregnes fra basisindeksen.
- Reguleringsintervall: Antall måneder mellom hver regulering.
- Varsling før regulering: Antall måneder brukeren ønsker å bli varslet før en regulering.
- Ikke negativ regulering: Kryss av dette hvis negativ regulering ikke er tillatt (dvs. hvis den nye indeksen er lavere enn den forrige).
- Min poengendring: Minimumsendringen i prosentpoeng som kreves for at en regulering skal skje.
- Maks poengendring: Maksimal endring i prosentpoeng for at en regulering skal skje.
- Min prosent: Minimum prosentvis endring i leien som skal reguleres.
- Min som minste regulering: Kryss av hvis minimumssatsen alltid skal brukes for regulering.
- Maks prosent: Maksimal prosentvis endring i leien som skal reguleres.
- Antall desimaler i reguleringsprosent: Antall desimaler som skal brukes i beregningen.
- Reguleringsfaktor: Brukes hvis bare en del av indeksøkningen skal brukes til regulering.
- Basisdato: Indeksdatoen for basisleiebeløpet.
- Første regulering: Datoen kontraktsobjektet skal reguleres for første gang.
- Indeksdato første regulering: Indeksdatoen som skal brukes for den første reguleringen.
- Neste regulering: Datoen kontraktsobjektet skal reguleres neste gang. Feltet beregnes automatisk.
- Indeksdato neste regulering: Datoen for indeksen som skal brukes for neste regulering. Feltet beregnes automatisk.
- Reguleringsfelt: Felt som er tilgjengelige for regulering. Kryss av de du vil regulere.