Gå til innhold
Norsk – Norge
Kontakt oss Kundeportal
Gå til https://propertysolutions.no/
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Grunnprinsipper for fakturering

Her har vi samlet de absolutt viktigste grunnprinsippene du må kjenne til for å komme raskt og trygt i gang med din første fakturakjøring.

Innhold

 

1. Det viktigste grunnprinsippet: Alt starter i kontrakten

Fakturamodulen i Fenistra gjør ingen selvstendige vurderinger av hva som skal faktureres – den gjør nøyaktig det kontraktene forteller den at den skal gjøre.

2. Hva blir til en fakturalinje?

De kontraktsobjektene du legger inn på kontrakten din, er det som blir til de faktiske fakturalinjene på fakturaen til leietakeren. Teksten du skriver inn på kontraktsobjektet, er den teksten leietakeren vil se på sin faktura.

Viktig om beløp (Årsbeløp-regelen)

Når du oppretter et kontraktsobjekt, skal du alltid legge inn årsbeløpet, uansett hvor kort eller lang perioden er.

    • Eksempel: Selv om et kontraktsobjekt kun skal faktureres for deler av året, skriver du inn fullt årsbeløp. Fenistra regner automatisk ut nøyaktig hva leietaker skal betale basert på kontraktsobjektets start- og sluttdato.
    • (Se mer om hvordan utregningen fungerer her)

3. Når blir en kontrakt med i faktureringen?

Når et kontraktsobjekt blir plukket opp til fakturering styres i hovedsak av fire ting: Startdato, sluttdato, terminstart og fakturastatus.

For at noe skal faktureres må kontraktsobjektet ha fakturastatus: Fakturer.

⚠️ Merk deg dette om status: Fakturamodulen bryr seg kun om datoer og fakturastatus, ikke om selve kontraktsobjektet er "arkivert". Hvis et kontraktsobjekt er arkivert, men har en sluttdato frem i tid, vil det fortsatt dukke opp til fakturering.

Hvorfor blir ikke alle linjene med på samme faktura? (Fakturasplitt)

Fenistra vil alltid forsøke å samle mest mulig på én faktura for å spare både deg og leietakeren for unødvendig papirarbeid. Alt som skal sendes fra samme utfakturerende selskap, til samme leietaker, med identiske fakturadetaljer, blir slått sammen.

Men dersom kontraktsobjektene (fakturalinjene) dine har ulik oppsettsinfo, blir Fenistra tvunget til å splitte dem opp i flere fakturaer.

Typiske årsaker til at en faktura splittes:

  • Ulikt antall terminer: Hvis husleien faktureres 12 ganger i året (månedlig), men felleskostnadene faktureres 4 ganger i året (kvartalsvis), kommer dette på separate fakturaer.
  • Ulik terminstart: Dersom linjene har ulike datoer for når terminen starter, splittes de.
  • Bruk av fakturareferanse: * Hvis kun ett av kontraktsobjektene har en spesifikk fakturareferanse, vil dette objektet skilles ut på en egen faktura.
    • Tips: Dersom alle kontraktsobjektene har nøyaktig samme referanse, eller du har lagt inn referansen på selve kontraktsnivået, blir alt samlet på én faktura.
  • Ulike utfakturerende selskaper: Hvis transaksjonstypene på de ulike kontraktsobjektene er knyttet til forskjellige selskaper (dette skjer sjeldent, men kan forekomme), blir det sendt separate fakturaer.
  • Det er krysset av for "Separat faktura": Sjekk om det er huket av for dette enten på selve kontrakten eller på det spesifikke kontraktsobjektet. Dette tvinger systemet til å lage en egen faktura uansett.

 

Hva er "Terminstart"?

Terminstart er den første dagen i terminen (perioden) du skal begynne å fakturere for. Etter at du har gjennomført en fakturering, flytter Fenistra denne datoen automatisk frem i tid basert på hvor mange terminer kontrakten har.

Her er to eksempler på hvordan dette fungerer i praksis:

Eksempel 1: 12 terminer (Månedlig fakturering)

Terminstart følger alltid den 1. i måneden.

  • Vanlig oppstart: Startdato 01.01.2026 ➡️ Terminstart settes til 01.01.2026.
  • Oppstart midt i måneden: Startdato 12.01.2026 ➡️ Terminstart skal fortsatt være 01.01.2026.
  • Etter fakturering: Når du har fakturert for januar, flyttes terminstart automatisk én måned frem til 01.02.2026.

Eksempel 2: 4 terminer (Kvartalsvis fakturering)

Ved 4 terminer følger terminstart faste 3-månedersintervaller (f.eks. 1. januar, 1. april osv.).

  • Vanlig oppstart: Startdato 01.01.2026 ➡️ Terminstart settes til 01.01.2026. Etter fakturering flyttes den til 01.04.2026.
  • Oppstart midt i terminen: Startdato 01.02.2026 ➡️ Terminstart må fortsatt settes til 01.01.2026 (fordi terminen startet da). Etter fakturering flyttes terminstart til 01.04.2026.

Det samme prinsippet gjelder om du har 1 eller 2 terminer i året.

Forskudds- vs. etterskuddsfakturering

Når du velger en periode i fakturamodulen, må du være oppmerksom på om kontraktene dine er satt til å faktureres på forskudd eller etterskudd.

  • Forskuddsfakturering (Det vanligste): Det normale er å sende ut faktura før perioden har begynt – for eksempel at du sender ut faktura for juni allerede i mai. Når du velger juni-perioden i fakturamodulen, henter systemet inn alt som er huket av for forskuddsfakturering i denne perioden.
  • Etterskuddsfakturering: Dersom en kontrakt er satt til etterskudd, betyr det at leietakeren skal bruke lokalet før de betaler. Disse kontraktene vil derfor ikke dukke opp til fakturering før perioden faktisk er omme (for eksempel vil juni-fakturaen først dukke opp i juli).

 

Oppsummering: Dette må være på plass før du kjører faktura

Før du kan trykke på "Fakturer", er det en del tekniske forutsetninger som må være satt opp én gang for alle i systemet.

Grunnleggende oppsett i Fenistra:

  1. Kontoplan & transaksjonstyper: Din kontoplan må være lagt inn, og transaksjonstyper må være opprettet. Se mer informasjon her. 
  2. Kontrakter: Kontrakter og kontraktsobjekter må være registrert. Se mer informasjon her. 

De 5 obligatoriske brikkene:

Uten disse fem punktene på plass vil ikke faktureringen fungere:

    1. Selskapets fakturaoppsett: Selskapet ditt må ha et aktivt fakturaoppsett.
    1. Leietakers fakturaoppsett: Mottakeren må være satt opp med hvordan de skal motta fakturaen. (Les mer her)
    1. Meldingsutsender: Systemet må vite hvem/hva som sender ut fakturaen. (Les mer her)
    1. Fakturatyper: Riktige fakturatyper må være definert. 
    1. Regnskapsintegrasjon: Integrasjonen mot ditt spesifikke regnskapssystem må være satt opp slik at dataene flyter riktig over. (Les mer her)

Kort sagt – dette leter fakturamodulen etter:

Når du starter en fakturakjøring for en gitt periode, henter modulen inn alle kontraktsobjekter som:

  • Har status "Fakturer"
  • Har terminstart innenfor perioden du har valgt (avhengig av om det er valgt forskudd eller etterskudd)
  • Har en startdato som er innenfor eller før perioden
  • Har en sluttdato som er innenfor eller etter perioden

Lykke til med faktureringen! Ta kontakt med support dersom du står fast.