Håndtering av sikkerhet og garantier i Fenistra.net

1. Definere og endre sikkerhetstyper

Før du legger inn spesifikke garantier på kontraktene, må du definere hvilke typer sikkerhet selskapet ditt godtar (f.eks. depositum, bankgaranti, konserngaranti osv.).

Gå til Kontrakt i hovedmenyen og velg Innstillinger.
Under fanen for kontrakt > sikkerhetstyper kan du selv opprette, redigere og tilpasse de ulike formene for sikkerhet dere benytter.

2. Slik legger du til en garanti eller et depositum på en kontrakt

Når sikkerhetstypene er på plass, kan du knytte dem til de enkelte leieforholdene:

Gå til Kontrakt og søk opp den aktuelle kontrakten.
Velg Sikkerhet i venstremenyen på kontrakten og klikk på Legg til sikkerhet.
Velg mellom hovedkategoriene Garanti eller Sikkerhet (depositum).
Rullegardinmenyen vil nå vise de spesifikke undertypene du opprettet under innstillingene i punkt 1.

💡 Smart automatikk: Når du legger inn organisasjonsnummeret til en garantist eller banken hvor depositumskontoen er opprettet, opprettes denne aktøren automatisk som en leverandør i Fenistra. Du finner dem igjen under Leietaker og leverandør i kontraktsmodulen.

3. Hva om leietaker ikke skal stille sikkerhet?

Hvis en leietaker (f.eks. et offentlig foretak eller et internt konsernselskap) er fritatt fra å stille sikkerhet, gjør du følgende:

Huk av for feltet "Skal ikke stille sikkerhet" inne på kontraktens sikkerhetsfane.

Dette gjør at det røde varselikonet i kontraktens meny forsvinner, og kontrakten vil ikke lenger dukke opp som et avvik i oversikten på startsiden.

⚠️ Viktig for deg som har migrert fra gamle Fenistra Eiendom:

I den gamle løsningen (Fenistra Eiendom) var det vanlig med en "workaround" der man opprettet en egen sikkerhetstype kalt "Skal ikke stille sikkerhet". Fenistra.net gjenkjenner ikke denne metoden. Hvis du har slike data, vil du få et varsel på startsiden om at sikkerheten mangler type, selv om du ser navnet på den gamle teksten.

Slik løser du det: Slett den gamle sikkerheten i Fenistra.net, og sett i stedet en hake i det offisielle feltet "Leietaker skal ikke stille sikkerhet".
Merk: Siden dette dedikerte avkrysningsfeltet ikke finnes i den gamle løsningen, vil ikke denne spesifikke statusen synkroniseres tilbake til Fenistra Eiendom.

4. Varsler på startsiden og feilmeldinger forklart

Startsiden din i Fenistra.net gir deg en levende oversikt over garantier og depositum som krever oppfølging.

💡 Tips: Klikk på "Se mer" på startsidematrisen. Da får du opp en fullstendig tabell hvor du kan søke, filtrere på tvers av porteføljen, tilpasse kolonner og eksportere data direkte til Excel.

Her er en forklaring på de vanligste varselmeldingene du kan møte på:

Varselmelding	Hva betyr det? / Hva må gjøres?
Sikkerhetsinformasjon mangler	Det er overhode ikke registrert noen sikkerhet eller garanti på kontrakten, og det er heller ikke huket av for at leietakeren skal være fritatt ("Skal ikke stille sikkerhet").
Garantidokument mangler	Merk: Fenistra kan ikke "lese" om du har lastet opp et PDF-dokument. Dette varselet betyr at du må åpne garantien, sjekke papirene manuelt, og deretter sette en hake i feltet "Garantidokument mottatt" og fylle ut datofeltet.
Garanti/depositum mindre enn X måneders husleie	Når du oppretter en sikkerhet, definerer du hvor mange måneders leie den er ment å dekke (f.eks. 3 eller 6 måneder). Hvis leietakers reelle husleie økes (f.eks. ved indeksregulering), og garantisummen dermed blir for lav i forhold til kravet om antall måneder, trigges dette varselet.
Opplysninger sendt til Matrix	Dette varselet ligger aktivt på startsiden for å vise at informasjon er oversendt til Matrix, og at systemet nå avventer svar eller tilbakemelding derfra.