Gå til innhold
Norsk – Norge
Kontakt oss Kundeportal
Gå til https://propertysolutions.no/
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Oppfølging og distribusjon av utsendte fakturaer til leietaker

Når du fakturerer fra Fenistra, er det viktig å ha kontroll på at fakturaene faktisk når frem til leietakerne dine. Denne artikkelen forklarer hvordan du følger opp utsendelser via e-post fra Fenistra, og hvorfor vi anbefaler å bruke en ekstern meldingsutsender for best mulig kontroll.

 

1. Faktura sendt direkte på e-post fra Fenistra

Fenistra har funksjonalitet for å sende fakturaer direkte på e-post til leietaker. Vær imidlertid oppmerksom på følgende:

  • Ingen egen oppfølgingsportal: Siden Fenistra ikke er en ren meldingsformidler, har vi ikke en egen applikasjon eller portal der du selv kan overvåke status på sendte e-poster. Vi har heller ikke planlagt videre produktutvikling i denne retningen.

  • Behov for feilsøking? Dersom du mistenker at en faktura-epost ikke har nådd frem til leietakeren (f.eks. ved mistanke om at den har havnet i spamfilter eller at e-postadressen er feil), må du kontakte vår support direkte. Vi kan da gjøre et manuelt søk i systemloggene våre for å finne status.

 

2. Vår anbefaling: Send alt via meldingsutsender (Aksesspunkt)

Dersom du ønsker full kontroll, fullstendig oversikt og muligheten til å følge opp utsendelsene selv, anbefaler vi å sende alle fakturaer via din meldingsutsender.

I fakturaoppsettet i Fenistra kalles dette ofte for fakturatype "EHF" (kontakt support hvis du er usikker på ditt oppsett).

 

Hvorfor bruke meldingsutsender?

Når du bruker en meldingsutsender, sender Fenistra fakturagrunnlaget til dem, og de tar seg av resten. Du får da tilgang til en egen portal hos meldingsutsenderen din. I denne portalen kan du:

  • Se nøyaktig leveringsmetode for hver enkelt faktura.

  • Følge med på om fakturaen er mottatt eller om den har feilet.

  • Fange opp og korrigere eventuelle feilmeldinger umiddelbart.

 

Mer informasjon om meldingsutsender finner du her. 

 

3. Hvordan håndtere leietakere som ikke kan motta EHF? (Fallback til e-post)

Hvis en leietaker ikke er registrert i PEPPOL/ELMA-registeret, kan de ikke motta e-faktura (EHF). Løsningen på dette er å sette opp en såkalt "fallback"-rutine hos meldingsutsenderen din. Dette betyr at dersom systemet oppdager at leietakeren ikke kan motta EHF, sendes fakturaen automatisk på e-post i stedet.

For at denne automatikken skal fungere, må to ting være på plass:

  1. I Fenistra.net: Du må sørge for at feltet "Fakturaepost" er fylt ut på leietakerkortet. Dersom dette feltet står tomt, vil meldingsutsenderen som regel sende fakturaen som fysisk post (brevformat) i stedet.

  2. Hos meldingsutsenderen: Selve fallback-rutinen (regelen om hva som skal skje når EHF ikke er mulig) må være aktivert og satt opp i deres system.

 

 Oppsummering: Hvem gjør hva?

  • I Fenistra: Din oppgave er å sørge for at datagrunnlaget er i orden. Sjekk at alle nødvendige felter er korrekt utfylt på leietakeren: fakturaadresse, fakturaepost og e-fakturareferanse (organisasjonsnummer).

  • Hos meldingsutsenderen: Det er her du logger inn for å følge opp selve utsendelsen, sjekke statuser og sikre at fakturaene har nådd frem til leietakerne.