Fenistra forvaltningssystemer

Produktet dekker «Etterspørselssiden» i deres eiendomsvirksomhet. I Fenistra Kontrakt vedlikeholdes og rapporteres data vedrørende utleiekontrakter, fremleiekontrakter og interne kontrakter. En kontrakt kan bestå av ett eller flere kontraktsobjekter (leiefaktorer) som f.eks. fast husleie, omsetningsleie, parkering, felleskostnader, brensel, markedsføringsbidrag etc. Kontraktene kan reguleres med markedsregulering eller indeksjusteres, samt manuell reguleres.

Enkel, rask og korrekt fakturering av alle varianter av leiekontrakter. Fenistra Faktura dekker hele fakturaprosessen, data registreres en gang og faktureres repeterende gjennom hele levetiden for leiekontrakten. Fakturering kan gjøres totalt for hele porteføljen på tvers av klienter, eiendommer og bygg. Oversiktlig og logisk fakturering av fast og omsetningsbasert husleie, akonto fakturering, samt fakturering av avregnede felleskostnader og avregnet omsetningsleie. Faktureringen kan gjennomføres automatisk.

Enkelt brukerstyrt grensesnitt for manuelle fakturaer. Historisk arkiv over fakturaer, avregningsvedlegg, reguleringsbrev osv. Fenistra Faktura integrerer mot «alle» økonomisystemer. Vi integrerer i dag mot et 20-talls små og store økonomisystemer. Når kontrakten registreres kan du velge om den skal faktureres som vanlig fakturaprint (med eller uten OCR-kid), faktura som automatisk vedlegg til e-post (PDF), avtalegiro eller E-faktura (EHF, E2B og E2C). Trygghet i form av egen varsling i fakturabildet når grunnlaget inneholder leiekontrakter som er nye eller i ferd med å løpe ut.

Integrering mot andre systemer er viktig for oss som leverandør av fagsystem, da informasjon i fagsystemet gjerne ønskes tilgjengeliggjort i andre systemer. Blant annet har vi i dag integrasjon mot 20 stykk ulike regnskapsintegrasjoner i produksjon hos kunder. Teknologien bak integrasjoner er tilpasset teknologien til de ulike regnskapssystemene. Vi tilbyr fil integrasjoner ved eksport og import mellom systemene. I noen tilfeller tilbyr vi direkte integrasjoner hvor reskontroen er tilgjengelig i Fenistra Eiendom. Majoriteten av regnskapsintegrasjonene er derimot API-basert hvor faktura bilagene overføres via www.fenistra.net. Fakturaene posteres på riktig konto og periode. Vi støtter også periodisering, og løser dette på ulike måter i form av de ulike regnskapssystemene. I de skybaserte regnskapssystemene kan både fakturering og overføring av bilagene gjøres automatisk, slik at man kun arbeider med eventuelle avvik. Selve fakturaen overføres også til de skybaserte regnskapsintegrasjonene. I flertallet av integrasjonene støtter vi også overføring av hovedbok i forbindelse med avregning av felleskostnader.

I tillegg til Fenistra Kontraktoversikt medfølger det en rekke standardrapporter i www.fenistra.net.
Rapportene er:
• Leietakerliste
• Eiendomsliste
• Utløpsliste
• Ledighetsliste
• Leietakere over tid

Produktet gir mulighet for å opprette dokumenter via maler, knytte dokumenter (eks. skannede kontrakter) til objekter som leietager, kontrakt og eiendom, både fra Fenistra Eiendom og fra Word. Fenistra Dokument kan knytte inn- og utgående e-post, samt ”dra og slipp” funksjon for dokumenter. Dokumentene opprettes automatisk i løsningen ved bruk av Fenistra Digital Signatur samt Fenistra Protokoller og kan videre vises i den skybaserte rapporteringsløsningen Fenistra Kontraktoversikt.

Aktuell informasjon for å avregne det enkelte leieforhold etableres samtidig med at data fra selve leiekontrakten registreres i Fenistra Eiendom (FE). All informasjon registreres kun en gang. Avregningen baseres på ulike fordelingstyper som antall kvadratmeter, prosent andel og/eller forbruksstyrt avregninger basert på strømmålere.

Produktet forenkler og effektiviserer avregningen av omsetningsbasert leie. Det foretas en beregning av korrekt leie basert på revisorbekreftet omsetning og registrerte kontraktsbetingelser i Fenistra Kontrakt. Denne leien sammenholdes med hva som er fakturert leietaker løpende gjennom året. Differansen blir automatisk lagt opp til fakturering i Fenistra Faktura. Modulen har videre oppfølging i form av standard dokumenter for innhenting av revisorbekreftet omsetning og purringer på disse. Endelig avregning med alle relevante data skrives ut og kan sendes leietaker ved avregning. Ved behov er det også funksjonalitet for å utføre midlertidige avregninger underveis i et kalenderår. Løsningen kan kombineres med Fenistra Kjøpesenter.

For bolig tilbyr vi en egen løsning for leveranse av ligning direkte til Altinn. For næring tilbyr vi Fenistra Formuesverdsettelse som benyttes som underlag til RF-1098. Løsningen har oversikt over totalt utfakturert husleie gjennom året per selskap og helt, delvis ledig arealer gjennom året. Systemet henter gjennomsnittet de siste tre årene. Beregningen kan videre eksporteres og importeres i årsoppgjør systemer som Maestro og Finale.

Fenistra inntektsbudsjett er et verktøy for effektiv budsjettering av eiendommens fremtidige inntekter, på ett eller flere års sikt. Alle kontrakter i eiendommen reguleres opp med en forventet indeksøkning i henhold til kontraktsbetingelsene. Kontrakter som løper ut i budsjettperioden og ledige arealer legges opp til budsjettering. For omsetningsbaserte kontrakter kan omsetning budsjetteres som grunnlag for inntektsberegningen. Inntekter følges opp i budsjettåret og avvik mellom budsjetterte og virkelige inntekter spesifiseres i oppfølging av budsjettmodellen.

Fullstendig og løpende oppdatert oversikt over din eiendomsportefølje. Vårt integrerte porteføljestyringsverktøy gir dere standardiserte “best-practice” rapporter og interaktive visualiseringer av deres egne data og nøkkeltall. Ved å kombinere egne data med markedsdata, får dere full innsikt i alle forhold i porteføljen – samt markedet dere opererer i. 

Innholder: Eiendomsanalyse, Kontraktsanalyse, Leietakeranalyse, Eiendomsrapport, Benchmarkrapport, Verdivurdering og Kontantstrømanalyse.

Fast kontaktperson i selskapet som vil jobbe aktivt for at dine mål og behov med løsningen oppfylles. Din kunderådgiver vil også ta initiativ til faste statusmøter hvor vi tar opp saker som du er opptatt av og påser at du som kunde er på riktig spor. Som Premium kunde vil du også få muligheten til å bli tettere involvert i produktutviklingen av våre løsninger.

Tegning og justering

Få full kontroll, samtidig som du arbeider smartere. Med vår skybaserte kjøpesenterløsning tilrettelegger vi for sikker og stabil drift av senteret ditt, alltid tilgjengelig der du måtte være og alltid oppdatert med siste versjon. Fenistra Kjøpesenter er i hovedsak senterleders verktøy, og gir full oversikt over status på senteret og de oppgavene som tilhører denne rollen. Fokuset ligger på butikken, aktiviteter og rapportering av omsetning på senteret.

Integrering mot andre systemer er viktig for oss som leverandør av fagsystem, da informasjon i fagsystemet gjerne ønskes tilgjengeliggjort i andre systemer.

Følgende teknologier støttes:

- Eksport fra database: Fenistra Eiendom benytter MS-SQL som database, denne er åpen for at kunden skal kunne eksportere til andre systemer. Alle tabellnavn og feltnavn har tilnærmet selvforklarende navn.

- Eksport ved hjelp av Fenistra DWH: Fenistra Eiendom kan eksportere via eksportfunksjonen som ligger i DWH (datavarehus) oppsettet. Kunden kan sammen med leverandørens konsulenter lage oppsett for eksporterer fra samtlige tabeller i Fenistra Eiendom. Eksport kan skje på faste intervaller eller ved valgte hendelser.

- API Integrasjon: Data i Fenistra Eiendom og Fenistra.NET kan også eksporteres via API som er den moderne måten å integrere løsninger på, og som vi anbefaler. Vi tilbyr integrasjoner for dette mot rapporteringssystemer, CRM systemer, drift og vedlikeholdssystemer samt en rekke regnskapssystemer.

Forvaltningssystemet Fenistra Eiendom henter også informasjon fra offentlige registre som Brreg, og SSB.

Vi tilbyr integrasjon mot årsoppgjørssystemer som Maestro, Finale. En rekke meldingsformidlere som NETS, Basware, Visma m.flere kan benyttes i forbindelse med e-faktura og EHF. Innenfor kjøpesenter er Placewise, IMAS og Viametrics samarbeidspartnere.

Innleie applikasjon, IFRS og fakturakontroll

Vi sammenstiller store mengder med data for å identifisere og forutsi mønstre og sammenhenger som det normalt kan være vanskelig å få øye på. Våre analyser gir deg umiddelbar dybdeinnsikt i næringseiendomsmarkedet, samt økt forståelse av, og kunnskap om drivere, utviklingstrekk og markedstrender.

E-faktura er en elektronisk faktura som sendes fra fakturautsteder til fakturamottaker i form av en elektronisk fil. Ønsker man e-faktura må man ta stilling til om mottaker er en forbruker, bedrift eller offentlig kunde. e-faktura B2C (Bedrift – Forbruker) Denne tjenesten gir virksomheter mulighet til å sende kunden fakturaen direkte i nettbanken eller faktureringssystemet. Fakturaen er da ferdig utfylt med kundeidentifikasjon (KID), kontonummer og beløp, slik at man unngår f.eks. manuelle feil tastinger. I sammenheng med denne tjenesten kan det opprettes AvtaleGiro slik at forbruker slipper å godkjenne betalingen av fakturaen.

e-faktura B2B (Bedrift – Bedrift)Virksomheter kan gjennom denne tjenesten utveksle fakturaer seg i mellom. Enten det er til kunder eller leverandører. Filformatet er standardisert slik at det kan importeres i økonomisystemer. Dette er en praksis som har eksistert i flere tiår, mest kjent som EDI-Faktura. Det norske XML formatet EHF har imidlertid tatt over som den ledende standarden.

EHF (Elektronisk Handelsformat)I Norge er det offentlige standardformatet EHF (Elektronisk Handelsformat). EHF er basert på den europeiske standarden PEPPOL, som er et nettverk hvor eFaktura utveksles. Alle statlige virksomheter er lovpålagt å benytte seg av dette formatet.

ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister)Dette er et norsk mottak register hvor bedrifter må registrere sitt aksesspunkt for å motta f.eks. fakturaer, purringer eller kreditnota. Det er difi som utvikler og drifter dette registeret.Aksesspunkt (Meldingsformidler) Aksesspunkt er enkelt forklart transport formidleren av filer fra utsteder til mottaker, altså som et digitalt postkontor. Hvis du ønsker å komme i gang med EHF må du kontakte en leverandør som er godkjent av Difi. Det finnes også intelligente tjenester hos meldingsformidlere som selv distribuerer fakturaene i de ulike formatene, og per e-post dersom leietakeren ikke er registrert i ELMA. Dette betyr at alle fakturaer fra Fenistra Eiendom kan utstedes digitalt.

Produktet er et skybasert produkt, tilgjengelig på www.fenistra.net Målsetningen med løsningen er å tilby digital signering av leiekontrakter og andre relevante dokumenter. Basert på informasjon fra signeringsprosessen etableres den digitalt signerte leiekontrakten automatisk i Fenistra Eiendom. Som en del av samme prosess, vil kontraktsdokumentet i form av PDF, bli gjort tilgjengelig i Fenistra Kontraktoversikt. Løsningen er basert på standard løsninger levert av BankID, for sikker digital identifisering og elektronisk signatur.

Produktet er en skybasert løsning for innhenting av mva-erklæringer fra den enkelte leietaker. Den enkelte leietaker registrerer nødvendige opplysninger om bruken av lokalene via et intuitivt brukergrensesnitt. Oppfølging og kontroll ivaretas ved avstemming mot registrert kontraktsinformasjon i Fenistra Eiendom. Enkel oppfølging av status på innleveringer, med tilhørende purringsrutiner, sikrer høy svarprosent. Løsningen er utviklet i samarbeid med advokatfirmaet Selmer, noe som sikrer en juridisk korrekt behandling.

Fenistra Revisorbekreftet omsetning er en skybasert løsning for innhenting av leietakers årlige omsetning som er tilgjengelig på www.fenistra.net. Løsningen holder rede på hvilke leiekontrakter i Fenistra Eiendom som er omsetningsbasert, og dermed hvilke leiekontrakter hvor det er relevant å innhente forrige års omsetning. Deretter kan man via noen få tastetrykk sende omsetningsoppgaven til leietaker, som mottar denne per e-post. Den enkelte leietaker registrerer omsetningen via et intuitivt brukergrensesnitt. I etterkant av denne registreringen kan leietaker sende omsetningen til deres revisor eller regnskapsfører, som logger på og bekreftet omsetningen dersom denne er riktig.

Det medfølger purringsrutiner i løsningen, og mulighet for opplasting av omsetningsoppgaver som er levert manuelt. Innleverte omsetningsoppgaver lagres videre ned i Fenistra Omsetningsavregning, som videre beregner hvorvidt det medfører mer leie for forrige kalenderår, som genererer en faktura under egen node.

Nå kan du enkelt dokumentere inn- og utflytting med noen få klikk på mobiltelefon eller nettbrett. Raskere, enklere og mer effektivt for både deg og dine leietakere.

Løsningen er tilgjengelig på www.fenistra.net, og velg produktet “protokoller” i menyen til venstre. Deretter velger du den aktuelle eiendommen, samt hvilken kontrakt det dreier seg om. Du kan nå velge inn- eller utflytting, samt hvem som skal stille på overtakelse (som regel utleiers representant). Det vil nå bli sendt ut en link på e-post og SMS, og alt er tilrettelagt og klart til gjennomføring av overtagelse sammen med leietaker. Den digitale protokollen er satt opp på samme måte som den papirbaserte versjonen. Du kan enkelt dokumentere eventuelle feil, mangler, ønskede tiltak eller utbedringer. Før signering og innsendelse kan du se gjennom protokollen i sin helhet. Selve signeringen gjøres enkelt med “pekefingeren” på din mobile enhet. Deltakerne mottar kopi av signert protokoll på e-post, samtidig som den automatisk blir tilgjengelig i Fenistra Eiendom og www.fenistra.net