Retningslinjer for datahåndtering, personvern og informasjonskapsler

Visma Property Solutions ASs personvernerklæring hjelper deg å forstå hvilke personopplysninger vi samler inn og hvorfor vi samler dem inn, samt hvordan vi håndterer, beskytter, oppbevarer, overfører og sletter dine personopplysninger. Personopplysninger er informasjon som kan identifisere deg som person, som for eksempel e-postadresse, gateadresse, telefonnummer etc.

Enhver innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering av personopplysninger kalles behandling av personopplysninger. All behandling av personopplysninger i Norge er underlagt personopplysningsloven, og Datatilsynet fører tilsyn med loven. 

Den som bestemmer hva personopplysningene skal brukes til kalles behandlingsansvarlig. Når du bruker Visma Property Solutions AS sine produkter og tjenester er Visma Property Solutions AS [org. no. 921 074 352] Karenslyst Allé 56, 0277 Oslo behandlingsansvarlig.

 

Hvilke personopplysninger behandler Visma Property Solutions AS?

Personopplysninger som Visma Property Solutions AS behandler om deg kan være:

• Grunnleggende kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer, e-post og demografisk informasjon
• Informasjon om brukere og webtrafikk som innloggings-ID, brukernavn og IP adresse
• Finansiell informasjon som fakturainformasjon
• Innhold du har lastet opp eller delt med Visma Property Solutions AS som for eksempel bilder, kommentarer, artikler og videoklipp
• Statistikk som viser hvordan brukerne anvender vår software og konsumerer innhold vi tilbyr
• Informasjon delt i forbindelse med jobbsøknader

Visma Property Solutions AS behandler ikke sensitive personopplysninger.

 

Hvordan samler vi inn dine personopplysninger?

Generelt samler Visma Property Solutions AS inn personopplysninger direkte fra deg eller andre personer som er tilknyttet vår Kunde. Dersom Kunden du jobber for kjøper produkter og tjenester fra Visma Property Solutions AS via et partnerselskap av Visma Property Solutions AS, kan vi samle inn opplysninger om deg fra partnerselskapet.

Vi benytter også informasjonskapsler (cookies) og andre sporingsteknologier når du besøker Visma Property Solutions AS sine nettsider, bruker våre applikasjoner/tjenester og er i dialog med oss via e-post, for å optimere din opplevelse av Visma Property Solutions AS, våre produkter og våre nettsider. Se gjerne vår cookie policy for ytterligere informasjon om dette.

I noen tilfeller kan vi også samle inn informasjon om deg fra andre kilder. Disse kildene kan være tredjeparter, våre markedsføringspartnere, offentlige kilder eller sosiale medier.

 

Personopplysningene som samles benyttes for å:

• Oppfylle en avtale med den registrerte, eller for å utføre gjøremål etter den registrertes ønske før en slik avtale inngås
• Tildele rettigheter og tilgang til våre produkter og tjenester
• Kontakte deg i forbindelse med programvareoppdateringer, driftsmeldinger og vesentlige endringer som er relevante for din bruk av våre tjenester
• Kontakte deg i forbindelse med dine henvendelser til Visma Property Solutions AS
• Forbedre, tilpasse og utvikle våre produkter og tjenester etter brukernes behov og preferanser
• For å komme med tilbud på våre tjenester og å sende deg nyhetsbrev via MailChimp og/eller Hubspot.
  
  

Enhver behandling av personopplysninger hos Visma Property Solutions AS gjøres i henhold til personopplysningsloven. 

Når du tar i bruk våre produkter og tjenester samler vi navigasjonsinformasjon i tjenesten knyttet til din bruker. Informasjonskapsler (Session Cookie) blir også brukt til å sørge for en god brukeropplevelse i tjenestene og produktene vi leverer til deg. Opplysninger som blir lagret er applikasjonsnøkkel, informasjon om prosjekt, lag og hvor du er i tjenesten. Hensikten med dette er å forbedre tjenestene og analysere bruksmønstrene på et senere tidspunkt.

Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Denne personvernerklæringen gjelder når Visma Property Solutions AS behandler dine personopplysninger for ulike formål i forbindelse med at du er i dialog med oss. Dette kan eksempelvis være ved:

Kjøp og levering

• Håndtere kundebestillinger, avtaler og betalinger
• Tilby tjenester direkte til deg, som e-læring, webinar og rapporter
• Gi tilbud om produkter og tjenester til Kunder
• Opprette og fasilitere kontoer for brukere av våre tjenester

Support og forbedringer

• Forbedre og utvikle kvalitet, funksjonalitet og brukeropplevelse for våre produkter, tjenester og nettsider
• Tilby kundesupport for våre produkter og tjenester
• Drive nettforum for opplæring og for å muliggjøre interaksjon mellom brukere og Visma Property Solutions AS

Sikkerhet

• Oppdage, redusere og forhindre sikkerhetstrusler og misbruk, samt utføre vedlikehold og feilsøking

Markedsføring

• Håndtere preferanser og sende ut markedsmateriell
• Opprette interesse profiler for å markedsføre relevante produkter og tjenester (profiling)

Rekruttering

• For å administrere rekrutteringsprosesser og behandle jobbsøknader
• Vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser

Informasjon om hvordan personopplysninger behandles i en av våre mange tjenester er beskrevet i den respektive Databehandleravtalen for tjenesten. Visma Property Solutions AS er i dette tilfellet Databehandler, og behandler kun data på vegne av og etter instrukser gitt av Kunden. For ytterligere informasjon om dette kan du kontakte kundesupport for den spesifikke tjenesten.

 

Hva er rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger?

Avtale med deg
Vi behandler dine personopplysninger på grunnlag av en juridisk bindende avtale med deg. Dette kan eksempelvis være når du søker på en stilling i Visma Property Solutions AS. Behandling av dine personopplysninger som CV, søknad og referanser er nødvendig for at Visma Property Solutions AS skal kunne håndtere jobbsøkeres henvendelser før en kontrakt er signert.

Ditt samtykke
Visma Property Solutions AS kan også behandle dine personopplysninger basert på samtykke. Du vil alltid ha muligheten til å trekke tilbake ditt samtykke.

Legitim interesse
Visma Property Solutions AS har en legitim interesse når vi behandler dine personopplysninger for formål som sikkerhet, support og forbedring, samt når du opptrer som en kontaktperson for en eksisterende eller potensiell kunde, herunder i forbindelse med kundesupport. Dine personopplysninger behandles fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke er i konflikt med dine fri- og rettigheter som privatperson. 

Videre behandler Visma Property Solutions AS dine personopplysninger basert på legitim interesse dersom du melder deg på et webinar, laster ned rapporter og annet innhold fra våre nettsider, samt når du benytter deg av Visma Property Solutions AS sine nettforum. Den legitime interessen er å gi deg korrekt innhold, arrangere webinarer, markedsføring og administrere dine henvendelser. 

‍

Når benytter vi underleverandører?

Visma Property Solutions AS bruker underleverandører til å behandle personopplysninger. Disse underleverandørene er vanligvis leverandører av skytjenester eller andre IT-tjenester.

Ved bruk av underleverandører vil Visma Property Solutions AS inngå en databehandleravtale (DBA) for å beskytte dine rettigheter til personvern i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Dersom underleverandører befinner seg utenfor EU/EØS, vil Visma sørge for at det inngås gyldige overføringsmekanismer med disse på dine vegne ved å benytte ordninger godkjent av EU kommisjonen, herunder EU Model Clauses.

Du finner ytterligere informasjon om underleverandører for Visma sine produkter og tjenester på Visma Trust Centre.

 

Hvor lenge oppbevarer vi dine personopplysninger?

Visma lagrer kun dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre kontraktuelle forpliktelser. Når behandling av personopplysninger er basert på andre rettslig grunnlag, som legitim interesse, vil opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

For ytterligere informasjon om sletting av data er du velkommen til å kontakte oss (se kontaktinformasjon i siste avsnitt i denne erklæringen).

 

Hva er dine rettigheter?

Grunnleggende rettigheter

Du har rett til innsyn i dine personopplysninger og kan be om en oversikt over de personopplysningene vi lagrer om deg. Du kan også ha rett til å ta med deg dine personopplysninger fra en virksomhet til en annen (dataportabilitet) og å be om at Visma Property Solutions AS korrigerer feil i dine personopplysninger.  

Videre har du rett til å be om sletting av personopplysninger og til å begrense eller motsette deg behandling av dine personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen eller andre tjenestespesifikke vilkår.

 

Markedsføring og profilering

‍Den legitime interessen‍:

Når du er i dialog med Visma Property Solutions AS ved å besøke nettsider, laste ned innhold, deltar på webinarer, samt når du bruker Visma Property Solutions AS sine tjenester, vil vi behandle dine personopplysninger basert på legitim interesse. En av Visma Property Solutions AS sine legitim interesser for behandling av personopplysninger er markedsføring.

Visma Property Solutions AS bruker dine personopplysninger til å levere relevant innhold til deg gjennom direkte markedsføring på sosiale medier, e-post, nettsider eller i en av våre tjenester, basert på dine preferanser. Personopplysninger som behandles er aggregerte detaljer om deg som for eksempel IP-adresse, interesser (hva du har klikket på etc.), brukernavn og enhet. Dette gjøres ved bruk av teknologier som informasjonskapsler (cookies) og kalles profilering. Visma Property Solutions AS vil også kunne kombinere dette med informasjon om kundeforholdet vi har med din virksomhet.

Formålet med profileringen er å levere tilpasset markedsføring til deg, forbedre brukeropplevelsen din med våre tjenester/websider og levere produkter som kundene våre er fornøyd med. Visma Property Solutions AS tjenester brukes generelt som verktøy for arbeidsrelaterte formål, og din atferd i disse verktøyene sier dermed lite om ditt personlige liv. Det er heller ikke snakk om noe sensitiv informasjon. Dine personopplysninger behandles derfor fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke er i konflikt med dine friheter og rettigheter som privatperson. 

Visma Property Solutions AS bruker også e-post som verktøy for å kommunisere  markedsføring, men kun dersom du har gitt samtykke i henhold til markedsføringsloven dersom det er behov for dette. Hvis du har gitt et samtykke har du alltid mulighet til å trekke dette tilbake og reservere deg fra markedsføringen som beskrevet nedenfor.

‍

Rett til å velge bort markedsføringskommunikasjon: 

Du har rett til å melde fra om at du ikke ønsker å motta eller være gjenstand for markedsføring og profilering fra Visma Property Solutions AS og kan gjøre dette ved enten å:

• Følg instruksjonene for reservasjon (opt out) inkludert i markedsføringskommunikasjon
• Endre innstillinger på din profilside/konto
• Kontakte oss ved å sende en e-post til vps@visma.com
  

 Du vil også ha mulighet til å samtykke til/trekke tilbake ditt samtykke for informasjonskapsler (cookies) på nettsiden og gjennom vårt cookie-banner.

Vær oppmerksom på at selv om du velger ikke å motta markedsføringskommunikasjon fra Visma Property Solutions AS, kan du likevel motta administrativ kommunikasjon som for eksempel bestillingsbekreftelser eller varsler som er nødvendige for å administrere kontoen din eller de tjenestene som vi tilbyr kundene våre.

Endringer:

Vi oppfordrer deg til å lese gjennom erklæringen jevnlig. Dersom vi gjør betydelige endringer i personvernerklæringen vår som vesentlig endrer vår personvernpraksis, kan vi også varsle deg på annen måte, for eksempel ved å sende ut en e-post eller legge inn et varsel på selskapets nettsider og/eller sosiale medier, før endringene trer i kraft.

 

Hvordan kontakte oss:

Visma Property Solutions AS 
Karenslyst allé 56, 0277 Oslo, Norge

 

Vi vil gjerne høre din mening. Dersom du har kommentarer til eller spørsmål om personvernerklæringen vår eller andre spørsmål knyttet til personvern, herunder mulige personvernbrudd, ber vi deg kontakte oss på vps@visma.com. 

Vi behandler dine henvendelser og klager konfidensielt. Vår representant kommer til å kontakte deg for å håndtere eventuelle spørsmål og problemstillinger, og skissere mulighetene for hvordan vi kan løse disse. Vårt mål er å sikre at klager blir løst på en riktig og hensiktsmessig måte.

 

Sist oppdatert: 21.07.2023