Åpenhetsloven

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for Visma Property Solutions AS

1. Innledning

Denne redegjørelsen beskriver hvordan Visma-konsernet metodisk kartlegger og vurderer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i Visma, samt hvordan Visma jobber med å iverksette egnede tiltak for å forebygge, begrense og/eller stanse slike negative konsekvenser. Redegjørelsen bygger på tidligere redegjørelse utarbeidet og publisert i juni 2024, men er oppdatert med nye vurderinger og kartlegginger i konsernet. Formålet med denne redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i Visma-konsernets nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene vi har gjort, og hvilke tiltak som er iverksatt. 

I mars 2025 publiserte Vismas Sustainability Report, som kan leses her. Rapporten dokumenterer Vismas fokus på menneskerettigheter og viktigheten av at alle har et anstendig og godt arbeidsforhold. Denne redegjørelsen bygger i stor grad på denne rapporten.

 

2. Generell informasjon om Visma Property Solutions AS og Visma-konsernet

Visma Property Solutions As er en del av Visma konsernet og er et datterselskap til Visma AS. Visma Property Solutions leverer software til eiendomsbransjen i Norge. 

Visma er et konsern som består av et morselskap med over 300 datterselskaper lokalisert i flere land i Europa og i Sør-Amerika. Hoveddelen av Visma sin virksomhet er utvikling og salg av software til europeiske kunder, både i privat og offentlig sektor. 

Visma eies hovedsakelig av internasjonale investorer, som er representert i styret. Det overordnede ansvaret til styret er å overvåke og føre tilsyn med Vismas daglige drift og gi råd om implementering av strategi. Visma samhandler med sitt styre i månedlige styremøter, og som en del av den daglige virksomheten etter delegert fullmakt godkjent av styret. Sammen med toppledelsen foretar styret en årlig gjennomgang av virksomhetsstyringen i Visma. Dette inkluderer temaer som risiko, revisjon, internkontroll, sikkerhet og den overordnede bærekraftsstrategien. 

Vismas kjernedrift er å selge og levere software-løsninger. Det innebærer at produksjonen av Vismas løsninger hovedsakelig består av programmering. Til dette brukes arbeidskraft fra våre ansatte i de ulike Visma-selskapene. Visma har flest selskaper lokalisert i Nederland (72), Sverige (54), Norge (41), Danmark (31) og Finland (17). Det er i disse landene vi produserer og selger flest produkter. 

I tillegg har Visma selskaper og ansatte i Belgia (22), Spania (9), Polen (4), Latvia (5), Romania (5), Tyskland (9), Storbritannia (5), Argentina (10), Østerrike (4), Irland (3), Bulgaria (2), Portugal (5), Colombia (1), Peru (2), Frankrike (7), Island (2), Ungarn (2), Litauen (1), Estland (1), Slovakia (1), Italia (1), Chile (6), Mexico (1), Uruguay (1), Kroatia (1), Luxembourg (1), Filippinene (1), samt India (1). 

 

3. Visma Property Solutions AS forpliktelse til oppfylle menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Visma Property Solutions AS er en del av Visma konsernet og gjennom det har vi en del forpliktelser og policyer/retningslinjer innenfor bærekraft som Visma Property Solutions AS følger: 

• Antitrust and Competition Law Policy - les denne her
• Supplier Code of Conduct - les denne her
• Diversity & Inclusion Strategy - les denne her
• Sustainability Policy - les denne her
• Anti-Corruption Policy - les denne her
• Group Governance Policy - les denne her
• Code of conduct for alle Visma ansatte - les denne her

Disse retningslinjene skisserer prinsippene for vår bærekraftsprofil, innsats og prioriteringer.

 

4. Kartlegging og oppfølging av risikoer internt

4.1 Metode for intern kartlegging og oppfølging

For å vurdere interne risikoer i alle Visma-selskaper og hos våre leverandører, bruker Visma blant annet SmartTrackers og Complete Control. Videre jobbes det både på konsern-nivå og på selskapsnivå med å sørge for at Visma er en arbeidsplass som har fokus på og oppfyller grunnleggende menneskerettigheter og at alle våre ansatte har anstendige arbeidsforhold. Med dette arbeidet som grunnlag, har Visma systematisk kartlagt hvilke potensielle og faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold Vismas interne virksomhet har forårsaket eller bidratt til.

Visma har satt opp en bærekraftmodell som skal sørge for at vi jobber effektivt med bærekraft både i hvert enkelt Visma-selskap og i Visma-konsernet som helhet. I løpet av 2021 etablerte vi bærekraftskoordinator-roller i alle Visma-selskaper. Disse personene fungerer som kontaktpunkter når det gjelder bærekraftsrelaterte saker og har ansvar for rapportering til Visma-konsernet og for å dele kunnskap om bærekraft i sitt Visma-selskap. På denne måten sørger vi for å bygge bærekraftskulturen vår “nedenfra og opp”.

For å effektivt dele kunnskap mellom alle selskapene i hele Visma konsernet, har alle bærekraftskoordinatorene kvartalsvise (eller hyppigere) møter med sin regionale leder, kalt Sustainability Leads. I disse møtene samles alle bærekraftskoordinatorene fra eget land eller område for å sikre en helhetlig informasjonsflyt – fra ledelse til ansatte, fra ansatte til ledelse, og mellom forskjellige avdelinger eller selskaper. Videre fungerer denne funksjonen som et sted vi kan følge med på selskapenes arbeid med bærekraft og selskapene.

Vismas Sustainability Governance struktur beskrives nærmere i Vismas Sustainability report. 

Totalt sett bidrar samarbeidet mellom de som jobber for Visma-konsernet og de ulike Visma-selskapene til at både Visma som organisasjon og hvert enkelt selskap har fokus på og jobber aktivt med bærekraft. Verktøyene vi benytter sørger for at vi kan samle inn mest mulig data og slik sett kartlegge hvilke prioriteringer vi skal gjøre i vårt bærekraftsarbeid. Bærekraftskoordinator-rollen sørger for godt samarbeid mellom Visma-konsernet og Visma-selskapene, og fungerer som bindeledd mellom de ulike Visma-selskapene.

 

4.2 SmartTrackers 

SmartTrackers er en bærekraftsplattform Visma Property Solutions AS benytter for å samle og analysere bærekraftsdata i organisasjonen. Dataene som samles inn omfatter blant annet energibruk på kontoret, varme og avfall, forretnings-  og bilreiser, antikorrupsjon, samt tilhørende utslipp. Informasjonen innhentes på årlig basis. Dataen brukes i arbeidet med å nå Visma-konsernets klimamål i tråd med Parisavtalen, i tillegg til mål relatert til likestilling og underleverandører.

Som en del av det årlige arbeidet med antikorrupsjon i Visma må selskapene gjennomføre en vurdering av risikoer for korrupsjon. I 2024 vurderte konsernet gaver, utgifter, representasjon samt påvirkningshandel som de største potensielle risikofaktorene. 

I tillegg forventes alle Visma-selskaper å gjennomføre en miljøkonsekvensutredning og utarbeide en handlingsplan for å adressere identifiserte funn.

4.3 Varslingskanal - Whistlelink

Visma har også en egen varslingskanal (Visma Whistleblower Channel), der både ansatte, tidligere ansatte, kunder, leverandører og andre kan varsle om kritikkverdige forhold i Visma og om eventuelle brudd på Vismas forpliktelser til å overholde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Visma Whistleblowing Channel er et verktøy som muliggjør anonym innsending av (mistenkt) brudd på lokale og/eller EU/EØS-reguleringer både innen Visma og utenfor, samt brudd på Visma sine egne rettningslinjer. Kanalen sørger for konfidensiell kommunikasjon mellom den som varsler og den som behandler klagen internt. Visma Property Solutions AS er koblet på denne kanalen og har link til denne på vår hjemmeside. 

4.4 Internt arbeid rettet mot likestilling, mangfold, diskriminering, anstendige
arbeidsforhold etc.

Det kontinuerlige arbeidet med likestilling, mangfold og ikke-diskriminering skjer lokalt i de ulike selskapene i Visma. 

Vår “Diversity & Inclusion”-strategi tydeliggjør vårt standpunkt og anbefalinger i dette arbeidet. Det er opp til hvert selskap å ta i bruk strategien som et supplement til eget arbeid med mangfold og inkludering. “Inclusive” er en av selskapets kjerneverdier og Code of Conduct presiserer forventet atferd hos våre ansatte.

I forbindelse med vår årlige bærekraftsrapport, rapporteres det på ulike tall knyttet til mangfold og likestilling, blant annet kjønnsbalanse og resultater fra månedlig medarbeiderundersøkelse, der det er egne indekser knyttet opp mot mangfold og inkludering samt helse og velvære.

Alle nye ledere i Visma inviteres til et onboarding-program hvor inkluderende lederskap er et av flere viktige temaer. 

Vi benytter evnetester i forbindelse med rekruttering for å sikre et objektivt vurderingsgrunnlag for alle kandidater og at alle nyansettelser foretas på grunnlag av relevant kompetanse for stillingen. 

Vårt interne verktøy for lønnsjusteringer støtter ledere i å sikre at justeringene er etterprøvbare, rettferdige og sikrer at vi gir lik lønn for arbeid av lik verdi. Naturligvis vil det være noe ulikhet knyttet til utdanning, erfaring og ansvar, men alle forskjeller som ikke kan forklares, blir på årlig basis gjennomgått og justert.

Visma har nulltoleranse for diskriminering, trakassering og mobbing. De ansatte oppfordres til å si ifra om de selv opplever eller er vitne til slik behandling, enten ved å kontakte nærmeste leder, verneombud, administrerende direktør, HR eller melde ifra anonymt gjennom vår varslingskanal som nevnt under pkt. 4.3 (Visma Whistleblower Channel). 

4.5 Klimaavtrykk

Som nærmere beskrevet i Visma Sustainability Report jobber Visma med å redusere sitt eget klimaavtrykk, både innad i virksomheten og hos leverandører og partnere. Visma registrerer løpende utslipp som følger av Vismas egen og leverandørers virksomhet og rapporterer årlig på dette. Videre jobbes det aktivt med å identifisere og implementere tiltak som reduserer klimagassutslipp.

4.6 Opplæring av ansatte

Visma benytter også e-læringskurs for å lære opp sine ansatte i ulike type situasjoner hvor ansatte potensielt kan bryte de grunnleggende menneskerettighetene. Disse kursene må gjennomføres av alle ansatte i Visma-konsernet på årlig basis. Visma har to årlige kurs som er obligatoriske for alle ansatte, innenfor anti-korrupsjon og personvern. I tillegg gjennomgår alle nyansatte et kurs i vår Code of Conduct. Tilbakemeldinger på kursinnhold følges opp med den enkelte og innspill til endringer vurderes. De to årlige kursene har vært gjenstand for oppdateringer siste år etter innspill fra ansatte. Statistikk for årlige kurs tilgjengeliggjøres i Vismas årsrapport, i tillegg til å bli vurdert i relevante interne fora.

 

5. Kartlegging av risikoer hos leverandører og partnere partnere

Visma kartlegger risikoer hos sine leverandører ved å følge vår Vendor Management Framework, som innebærer å kartlegge risikoer ved å gjennomgå svar på redegjørelser leverandøren selv må svare på før avtaleinngåelse og ellers regelmessig/årlig, avhengig av vår interne risikovurdering av den enkelte leverandør. Det deles her inn i to ulike grupper leverandører: 

1. Leverandører som Visma-konsernet (gjennom Group Procurement) inngår avtaler med og som alle Visma-selskaper kan benytte seg av.
   
   
2. Leverandører Visma-selskapene selv inngår med egne leverandører.

Complete Control er et kontraktsystem hvor alle leverandørkontrakter lastes opp og som gir en god oversikt over de til enhver tid gjeldende leverandør. Spørreskjemaer kan sendes til leverandørene direkte gjennom Complete Control. Visma har laget et spørreskjema som inkluderer spørsmål om bl.a. leverandørens etterlevelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Svarene fra leverandøren blir videre brukt til å evaluere leverandøren, samt identifisere ulike risikoer som må behandles før avtale inngås. 

Leverandøren følges deretter opp årlig. Spørsmålene som stilles til leverandøren oppdateres etter behov. Visma-selskaper kan også velge å benytte andre systemer for leverandøroppfølging basert på behovet de har. 

Supplier Code of Conduct. Alle leverandører skal i utgangspunktet akseptere Vismas Supplier Code of Conduct. Leverandøren skal respektere og støtte beskyttelse av internasjonalt erklærte menneskerettigheter (Universal Declaration of Human Rights, International Labour Organizations (ILO) og Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work).  Visma tolererer ikke brudd på menneskerettighetene blant våre leverandører, partnere, kunder og andre interessenter. Supplier Code of Conduct stiller krav til Vismas leverandører om å følge gjeldende regelverk, ikke- diskriminering av ansatte, rettferdig og lik lønn for likt arbeid, korrupsjon-oppfølgning og oppfyllelse av menneskerettighetene med mer. 

Visma stiller i Supplier Code of Conduct krav om at leverandøren kartlegger sine forsyningskjeder for å vurdere spesielle produktrelaterte eller geografiske risikoer for negativ påvirkning for menneskerettighetene, inkludert risikoer knyttet til tvangsarbeid og moderne slaveri, barnearbeid,organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger blant arbeidere. Visma har forbeholdt seg retten til å revidere leverandører for å få bekreftet at de oppfyller kravene i vår Supplier Code of Conduct. 

Dersom leverandøren ikke aksepterer Vismas Supplier Code of Conduct, gjennomføres ytterligere undersøkelser for å kartlegge om leverandøren likevel har prosesser som i det vesentlige tilsvarer forpliktelsene i Vismas Supplier Code of Conduct. 

Landspesifikk risiko. I tillegg til å stille grunnleggende spørsmål knyttet til åpenhetsloven, har vi også kartlagt hvor våre leverandører og partnere opererer, og holdt dette opp mot oversikten over konkrete risikoer i ulike land. På den måten kan vi følge opp leverandører og partnere i land med høyere risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

Ytterligere undersøkelser. Endelig gjennomføres også ytterligere undersøkelser av leverandører og partnere. Dette inkluderer blant annet å undersøke om den enkelte leverandøren eller partneren kan knyttes til negativ omtale i media eller blant andre samarbeidspartnere vedrørende de aktuelle risikoene som kartlegges under åpenhetsloven. 

Med grunnlag i prosessene nevnt ovenfor, har vi kartlagt potensielle risikoer hos leverandører og partnere.

 

6. Kartlagte risikoer, negative konsekvenser og tiltak  

I kartleggingsprosessen Visma har gjennomført i forbindelse med vårt arbeid med bærekraft, har det vært sentralt å se på hvilke deler av Vismas virksomhet som representerer størst risiko. Visma har derfor laget en oversikt over landene Visma opererer i og konkrete risikoer knyttet til disse basert på ulike indekser og rapporter. Basert på denne oversikten og andre relevante risikofaktorer har Visma kartlagt potensielle risikoer internt. 

Basert på arten av Vismas virksomhet som programvareleverandør, vurderer vi risikoen for menneskerettighetsbrudd i vår verdikjede å være relativt lav, og Visma har ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår kartleggingsprosess nevnt over. Nærmere om grunnlaget for denne vurderingen finnes i vår Sustainability Report. 

Visma hverken produserer eller selger produkter eller tjenester i markeder som er underlagt overvåking, blokkering, innholdsfiltrering eller sensurering fra myndighetene. Vi må likevel sørge for at vi iverksetter tilstrekkelige tiltak for å forebygge og redusere enhver risiko gjennom hele vår verdikjede på grunn av alvorlighetsgraden av risikoene forbundet med slike brudd.

Visma jobber stadig med å styrke de interne prosessene for risikovurderinger av potensielle leverandører/forretningspartnere, både før kontraktsinngåelse og underveis i kontraktsforholdet. Omfanget og frekvensen av risikovurderingene tilpasses det konkrete risikobildet. 

Visma vil fortsette å jobbe aktivt med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og har i vår Sustainability Report listet opp følgende områder som vesentlige for Visma:

• Klimatiltak og effektiv energistyring 
• Gode arbeidsforhold, likebehandling og like muligheter for alle ansatte
• Sikkerhet og personvern
• Forretningsetikk og antikorrupsjon
• Varslervern 
• Ansvarlig bruk av AI

Ovennevnte prioriteringer er basert på Vismas siste vesentlighetsanalyse som ble gjennomført i 2024, og som identifiserte de viktigste fokusområdene innen bærekraft. Denne ble utført av Group Sustainability med bidrag fra nøkkelressurser på tvers av ulike avdelinger i Visma-konsernet, noe som har gitt oss en grundig forståelse av hva som anses som de mest relevante bærekraftstemaene for Visma. Temaene ble diskutert med representanter fra flere interessentgrupper, inkludert Group Management og våre eiere.

Mer informasjon om Vismas prioriteringer i bærekraftsarbeidet og de ulike fokusområdene nevnt over finnes i Visma Sustainability Report.